Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- stanowisko pracy zlokalizowane w pokojach biurowych,
- podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy z oprogramowaniem,
- większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. dziennie,

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, budynek nie przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo,
- obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
- praca administracyjno – biurowa przy użyciu urządzeń, takich jak: komputer, drukarka, kserokopiarka,
Pracownikom oferujemy:
- stabilną pracę w jednostce administracji państwowej z wieloletnią tradycją, otwarte i przyjazne środowisko pracy, zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
- dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20 % wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
- trzynaste wynagrodzenie,
- ruchomy czas pracy lub możliwość ustalenia indywidualnego czasu pracy,
- skuteczne szkolenia wdrożeniowe i stanowiskowe oraz szerokie możliwości dalszego rozwoju kompetencji zawodowych (m.in. refundacja kosztów nauki na studiach, studiach podyplomowych, kursach zawodowych, kursach językowych),
- pakiet socjalny: dofinansowanie wypoczynku pracownika i dzieci, pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach, karty sportowe,
- dodatkowe ubezpieczenie NNW w przypadku osób wykonujących zadania związane
z: utrzymaniem drogi, obszarem technologii, realizacji inwestycji, kierowaniem ruchem drogowym/pojazdem służbowym,
- możliwość wykupienia ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie w preferencyjnej cenie,

Zakres zadań

• przyjmowanie, ewidencjonowanie, kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej (w tym korespondencji niejawnej) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom;
• prowadzenie terminarza spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami oraz przygotowywanie pod względem organizacyjnym i logistycznym obsługi spotkań i narad;
• udzielanie klientom zewnętrznym informacji i kierowanie stron do merytorycznych wydziałów;
• obsługiwanie urządzeń technicznych będących na wyposażeniu sekretariatu, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Oddziału;
• przygotowywanie i obsługa spotkań dyrektorów z interesantami i gośćmi;
• redagowanie pism dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługa poczty elektronicznej, książki kontroli, skrzynki pocztowej E-PUAP poprzez odbiór korespondencji przychodzącej;
• archiwizacja i przekazywanie akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia sekretariatu lub obsługi administracyjnej i/lub kancelaryjnej,

• znajomość zasad obiegu dokumentów,
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej,
• podstawowa znajomość KPA, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych,
• umiejętność obsługi pakietu MS Office, a w szczególności programów Excel i Word.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs obsługi sekretariatu
• przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji,
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego