Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań: 
- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz

Czynniki szkodliwe i uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie

Narzędzia i materiały pracy:
- komputer

Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- winda - brak podjazdu - brak schodołazu - toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych - drzwi odpowiedniej szerokości - brak miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• prowadzi obsługę organizacyjną Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni, w tym korespondencji wchodzącej i wychodzącej wraz z przygotowywaniem i przekazywaniem akt spraw biura do archiwum akt jawnych
• prowadzi terminarz spotkań, narad i wykorzystania sali konferencyjnej oraz informuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych o terminach załatwiania spraw w biurze
• prowadzi obsługę organizacyjną spotkań z klientem wewnętrznym i zewnętrznym, obchodów świąt i uroczystości państwowych wraz z przygotowywaniem materiałów informacyjnych
• redaguje projekty pism, komunikatów, poleceń i korespondencji okolicznościowej na potrzeby biura Dyrektora Urzędu w języku polskim lub innym w zależności od potrzeby
• udostępnia informację publiczną we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu i Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych lub Inspktorem Ochrony Danych oraz prowadzi rejestr udostępnionych informacji
• obsługa organizacyjna i prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora Urzędu
• sporządza sprawozdania i dokumentację w zakresie bieżącej realizacji zadań Dyrektora Urzędu i stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności biura

Wymagania niezbędne

• bardzo dobra znajomość języka angielskiego (B2 wg ESOKJ)
• znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań
• obsługa systemu informatycznego obsługi prawnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• certyfikat potwierdzający znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie (B2 wg ESOKJ)
• komunikatywna znajomość języka urzędowego UE innego niż angielski (A2 wg ESOKJ)
• komunikatywna znajomość języka rosyjskiego (A2 wg ESOKJ)
• wiedza w zakresie systemu zarządzania jakością
• certyfikat audytora wewnętrznego systemu zarządzania jakością