Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- praca administracyjno – biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,
- elementem procesu pracy jest stres związany z zakresem realizowanych zadań,
- praca wiąże się z obsługą klienta wewnętrznego i zewnętrznego.

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę,
- stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno –
biurowych,
- budynek posiada podjazd dla osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich,
- budynek jest wyposażony w windę,
- klatka schodowa o szerokości 130 cm z poręczami,
- korytarz biurowy o szerokości 190 cm,
- drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 80 cm,
- pomieszczenia higieniczno – sanitarne nie są dostosowane dla osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• obsługuje system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz pocztę elektroniczną Delegatury. Prowadzi czynności kancelarii i sekretariatu, ewidencjonuje dokumenty przychodzące, przekazuje korespondencję do rozpatrzenia przez Dyrektora. Przekazuje pisma zgodnie z dekretacją pracownikom Delegatury. Przyjmuje i wysyła korespondencję. Segreguje, ewidencjonuje i przechowuje dokumenty wpływające i wychodzące z Delegatury zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
• obsługuje i organizuje przyjęcia interesantów przez Dyrektora Delegatury oraz zapewnia udział Dyrektora w naradach i spotkaniach. Przygotowuje materiały, informacje, sprawozdania, pisma i inne dokumenty do podpisu Kuratora i Dyrektora. Prowadzi sprawy kadrowe pracowników w zakresie kompetencji Delegatury;
• współpracuje w zakresie wymiany i rejestracji korespondencji z kancelarią i sekretariatami oraz innym komórkami organizacyjnymi Kuratorium. Wspomaga organizacyjnie zadania Delegatury;
• zastępuje w czasie nieobecności pracownika w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentacji finansowo-księgowej oraz gospodarczej Delegatury. Archiwizuje dokumentację archiwalną urzędu, dokumentację przebiegu nauczania likwidowanych szkół i placówek, wystawiania duplikatów świadectw szkolnych oraz innych zaświadczeń. Prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją samochodu służbowego oraz rozliczania czasu pracy kierowcy;
• współpracuje z pracownikami Delegatury w zakresie korespondencji oraz kontaktów z klientami urzędu;
• wykonuje inne czynności zlecone przez bezpośredniego przełożonego pozostające w zakresie zadań Delegatury.

Wymagania niezbędne

• umiejętność obsługi komputera w zakresie aplikacji wchodzących w skład MS Office
• komunikatywność
• umiejętność logicznego myślenia, selekcji informacji,
• umiejętność działania w sytuacjach stresowych, nietypowych
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność korzystania z przepisów prawa
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• wysoki poziom kultury osobistej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego poziom A2