Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
charakter stanowiska i sposób wykonywania na nim zadań (zgodnie z opisem stanowiska pracy) 
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych 
miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- winda
- brak podjazdu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
- drzwi odpowiedniej szerokości
- brak miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych
- pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
- miejsce do odświeżenia się

Inne czynniki, w tym niebezpieczne: 
- uciążliwości związane z obsługą monitorów ekranowych pow. 4 godzin dziennie

Zakres zadań

• prowadzi obsługę organizacyjną Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni, w tym korespondencji wchodzącej i wychodzącej wraz z przygotowaniem i przekazywaniem akt sprawy Biura do archiwum akt jawnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną i Regulaminem Organizacyjnym obowiązującym w Urzędzie
• prowadzi obsługę organizacyjną spotkań z klientem wewnętrznym i zewnętrznym, obchodów świąt i uroczystości państwowych
• prowadzi terminarz spotkań, narad i wykorzystania sali konferencyjnej
• przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją Dyrektora, prowadzi obsługę kancelaryjną korespondencji, w tym obsługuje systemu EZD
• bierze udział w przygotowaniu spotkań, konferencji oraz wydarzeń promujących cele i zadania realizowane przez Urząd
• prowadzi obsługę organizacyjną oraz przygotowuje dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora Urzędu, w tym przygotowuje wnioski, rozlicza delegacje oraz sporządza dokumenty finansowe do realizacji wraz z opisem faktur z zakresu działania Biura Dyrektora
• prowadzi ewidencję skarg i wniosków wnoszonych w ramach przyjęć interesantów do Dyrektora Urzędu oraz protokołuje skargi i wnioski wnoszone ustnie
• prowadzi książkę kontroli Urzędu
• bierze udział w przygotowaniu uroczystości podpisywania umów na realizację inwestycji związanych z rozpoczęciem i zakończeniem inwestycji, wizyt przedstawicieli władz centralnych, briefingów, konferencji prasowych

Wymagania niezbędne

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (B2 wg ESOKJ)
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań
• Umiejętność obsługi komputera (MS Office) i urządzeń biurowych
• Umiejętność komunikacji
• Umiejętność współpracy
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Komunikatywna znajomość języka urzędowego UE (A2 wg ESOKJ)
• Komunikatywna znajomość języka rosyjskiego
• Certyfikat potwierdzający znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie B2 w skali globalnej biegłości językowej według ESOKJ