Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1.      Zagrożenie korupcją

2.      Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Zakres zadań

• Opracowuje i weryfikuje dokumentację niezbędną do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub zamówień udzielanych bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Dokonuje rozeznania rynku, sporządza kalkulacje szacunkowej wartości zamówienia, definiuje wymagania, opracowuje analizy, przygotowuje wnioski oraz uczestniczy w pracach komisji przetargowych w celu zapewnienia prawidłowości i spójności nabywanych usług i dostaw
• Sporządza i uzgadnia projekty w trybie pomocy prawnej, kontroluje pod kątem finansowym oraz nadzoruje prawidłową realizacją umów z podmiotami zewnętrznymi świadczącymi usługi i realizującymi dostawy w zakresie działalności wydziału
• Analizuje i kontroluje pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz opracowuje wszystkie dokumenty księgowe wystawione przez podmioty zewnętrzne, związane z zadaniami wydziału. Rejestruje umowy oraz dokumenty księgowe w systemie księgowo-finansowym oraz prowadzi ich elektroniczną ewidencję w celu dostarczenia dokładnej informacji o stanie realizacji zaciągniętych przez wydział zobowiązań i kontroli realizacji budżetu
• Analizuje wykonanie budżetu i składa wnioski o zmiany w planie oraz dokonuje w systemie księgowo-finansowym zmian w zaangażowaniu umów.
• Sporządza projekty planu finansowego, planu zamówień publicznych, planu zakupów i rocznego planu działania wydziału oraz projekty sprawozdań z ich wykonania w celu szczegółowego określenia działalności wydziału i związanych z nią wydatków.
• Opracowuje i redaguje pisma, notatki, sprawozdania i inną korespondencję związaną z działalnością wydziału, zleconą przez bezpośredniego przełożonego bądź dyrektora (zastępcę) biura, dba o ich ewidencję i archiwizację, zgodnie z procedurami, w celu zapewnienia terminowej i prawidłowej realizacji zadań biura. • Prowadzi sprawy z zakresu ubezpieczenia majątku i odpowiedzialności cywilnej dysponenta III stopnia jednostki budżetowej MSZ zgodnie z ustaleniami i zapotrzebowaniem komórek organizacyjnych MSZ oraz sprawuje nadzór nad właściwym wykorzystaniem miejsc parkingowych w ministerstwie.
• Monitoruje i analizuje wewnętrzne procedury oraz współpracuje z komórkami organizacyjnymi MSZ w celu opracowywania, zgodnie z obowiązującymi regulacjami, instrukcji, zarządzeń i dokumentów związanych z działalnością wydziału

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Wiedza: z zakresu zamówień publicznych, finansów publicznych
• Znajomość ustaw: Prawo zamówień publicznych, o finansach publicznych, o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie danych osobowych
• Umiejętność: współpracy, argumentowania, zorientowania na osiąganie celów, kreatywności, analitycznego myślenia, samodzielności i inicjatywy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie zamówień publicznych
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania Ministerstwa oraz podziału kompetencji między komórkami organizacyjnymi
• Umiejętność obsługi programu finansowo-księgowego np. EGERIA na poziomie: Dysponent