Starszy referent

Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Stanowisko wyposażone jest w telefon, komputer oraz monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie. Praca przy oświetleniu naturalnym oraz sztucznym. Konieczność korzystania z urządzeń biurowych: telefon, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów.Praca wymagająca wysiłku fizycznego. Stanowisko usytuowane jest na parterze budynku KMP w Zabrzu. Praca związana z koniecznością przemieszczania się po piętrach budynku, praca w terenie. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych – brak podjazdu oraz windy.

Zakres zadań

• Prowadzi Składnicę Akt KMP w Zabrzu, wypożycza i udostępnia materiały ze Składnicy Akt oraz prowadzi ewidencję archiwalną w celu prawidłowego przyjmowania, przechowywania i obiegu dokumentacji niearchiwalnej.
• Prowadzi ewidencję archiwalną oraz sprawdza pod względem formalnym i merytorycznym materiały archiwalne oraz spisy akt przekazanych w kategorii „A”, „B”, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „ BC” w oparciu o przekazaną zarchiwizowaną dokumentację jawną i niejawną z komórek i jednostek organizacyjnych KMP w Zabrzu w celu prawidłowego przyjmowania i przechowywania dokumentacji.
• Przyjmuje i segreguje korespondencję resortową jawną od operatora pocztowego oraz innych instytucji poza resortem, a następnie wydaje adresatom oraz podmiotom zewnętrznym w celu zapewnienia właściwego przepływu korespondencji i przesyłek pocztowych w KMP w Zabrzu.
• Prowadzi bieżącą analizę ponoszonych kosztów usług pocztowych, a także sporządza zestawienia obrotu przesyłek pocztowych oraz weryfikuje faktury za usługi pocztowe pod względem merytorycznym, załatwia formalności związane z reklamacjami przesyłek pocztowych i świadczeniami odszkodowawczymi w celu zagwarantowania ekonomicznego świadczenia tych usług przez usługodawcę oraz zminimalizowania wydatków w tym zakresie.
• Odbiera i nadaje przesyłki mogące zawierać środki chemiczne lub materiały biologiczne w celu prawidłowej realizacji zadań służbowych.
• Potwierdza za zgodność z oryginałem: kopie, odpisy, wypisy, wyciągi lub wydruki z dokumentów.

Wymagania niezbędne

• znajomość obsługi komputera, urządzeń biurowych, znajomość pakietów biurowych, umiejętność organizowanie pracy własnej, rzetelność i terminowość, umiejętność komunikowania się i współpracy, umiejętność radzenia sobie ze stresem
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli " Ściśle tajne"