Starszy referent

Warunki pracy

· Praca administracyjno-biurowa wykonywana od poniedziałku do piątku w godz. od 7.30 do 15.30 w siedzibie tut. jednostki (na potrzeby urzędu możliwość wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych na zasadach określonych w art. 97 Ustawy o służbie cywilnej),

· Częste kontakty z podmiotami zewnętrznymi oraz pracownikami komendy,

· Oświetlenie naturalne i sztuczne,

· Praca przy monitorze powyżej 4 godzin na dobę,

· Stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane  do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno- biurowych,

· Pomieszczenie nieklimatyzowane,

· Stres związany z kontrolami prowadzonymi przez organy zewnętrzne
i wewnętrzne,

· Narzędzia i materiały pracy - komputer, kserokopiarka, niszczarka, drukarka, skaner i inne urządzenia biurowe,

· Stanowisko pracy zlokalizowane jest na I piętrze budynku,

· Zadania wykonywane w siedzibie komendy oraz poza komendą,

· Możliwość wyjazdów służbowych w ramach narad szkoleniowych, odpraw itp.,

· Toaleta nie dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych, brak windy  
i podjazdów- konieczność poruszania się po budynku, brak oznaczeń dla osób niewidomych, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym i głuchoniemym.

Zakres zadań

• Wykonywanie czynności administracyjno-biurowych związanych z funkcjonowaniem Sekretariatu, w tym z wykorzystaniem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów EZD PUW.
• Prowadzenie kancelarii ogólnej i sekretariatu Komendanta Powiatowego PSP w Szamotułach, ponosi odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie Sekretariatu Komendanta Powiatowego PSP.
• Ewidencjonowanie korespondencji przychodzącej oraz zapewnienie jej właściwego i terminowego obiegu, w tym oznaczanie przesyłki pieczątką wpływu i niezwłoczne przekazanie do Komendanta celem dekretacji,
• Potwierdzanie zwrotnych potwierdzeń odbioru korespondencji.
• Rozdział zadekretowanej korespondencji na poszczególne stanowiska Komendy oraz kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych.
• Obsługa kancelaryjno-biurowa spraw załatwianych przez Komendanta.
• Prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących i wychodzących zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej.
• Odbiór korespondencji elektronicznej kierowanej do Komendy za pośrednictwem platformy ePUAP.
• Organizowanie przyjmowania interesantów przez Komendanta i jego Zastępcę.
• Wykonywanie projektów zaproszeń, plakatów i materiałów informacyjnych.
• Prowadzenie archiwum Komendy Powiatowej i spraw związanych z archiwizacją dokumentów tj. przyjmowania dokumentów do archiwum, udostępniania dokumentów i brakowania dokumentów.
• Realizacja zadań z zakresu planowania pracy Komendy Powiatowej PSP w Szamotułach.
• Organizowanie odpraw służbowych, narad, konferencji, Dnia Strażaka oraz uroczystości z udziałem Komendanta Powiatowego i pracowników Komendy.
• Opracowywanie i ewidencjonowanie zarządzeń, decyzji i rozkazów Komendanta Powiatowego PSP.
• Organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej i innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej.
• Przygotowywanie zbiorczych analiz oraz wniosków z zakresu działania Komendy Powiatowej.
• Realizowanie zadań z zakresu skarg i wniosków, prowadzenie skarg i wniosków dla Komendy Powiatowej PSP w Szamotułach.
• Ewidencjonowanie pieczęci, stempli w Komendzie Powiatowej PSP w Szamotułach.
• Organizowanie i koordynacja systemu kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych Komendy Powiatowej oraz realizacja prac zwianych z kontrolą zewnętrzną w Komendzie Powiatowej.
• Aktualizacja prac związanych z Kroniką Komendy Powiatowej.
• Wystawianie delegacji służbowych.
• Udział w naradach zewnętrznych i wewnętrznych (kursach, warsztatach, szkoleniach), w tym organizowanych przez bezpośredniego przełożonego.
• Przestrzeganie procedury kalendarza organizacyjnego.
• Prowadzenie kalendarza Komendanta Powiatowego i jego Zastępcy.
• Realizowanie zadań zleconych przez przełożonych.
• Bieżąca aktualizacja wiedzy z zakresu przepisów prawa, niezbędnej na zajmowanym stanowisku służbowym.
• Wykonywanie innych zadań z zakresu sekcji organizacyjno-kadrowej określonych w regulaminie organizacyjnym Komendy Powiatowej PSP w Szamotułach.

Wymagania niezbędne

• Nieposzlakowana opinia.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny stopnia I lub wyższy.
• Biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych.
• Znajomość języka obcego - niemieckiego lub angielskiego w stopniu komunikatywnym.
• Prawo jazdy kat. B.
• Zdolność analitycznego myślenia i formułowania wniosków.
• Znajomość przepisów z zakresu: Ustawy o PSP, ochrony przeciwpożarowej, służby cywilnej, KPA, ochrony danych osobowych.
• Umiejętnośc interpretacji przepisów prawa z zastosowaniem w praktyce.
• Predyspozycje osobowościowe: zaangażowanie, samodzielność, odpowiedzialność za realizowane zadania, rzetelność, obowiązkowość, kreatywność, sumienność, terminowość, komunikatywność, systematyczność, dyskrecja, kultura osobista, odporność na stres, dobra prezencja, umiejętność pracy w zespole, sprawność działania, umiejętność organizacji pracy.