Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
· Praca administracyjno-biurowa wykonywana od poniedziałku do piątku w godz. od 7.30 do 15.30 w siedzibie tut. jednostki (na potrzeby urzędu możliwość wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych na zasadach określonych w art. 97 Ustawy o służbie cywilnej),
· Częste kontakty z podmiotami zewnętrznymi oraz pracownikami komendy,
· Oświetlenie naturalne i sztuczne,
· Praca przy monitorze powyżej 4 godzin na dobę,
· Stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno- biurowych,
· Pomieszczenie nieklimatyzowane,
· Stres związany z kontrolami prowadzonymi przez organy zewnętrzne
i wewnętrzne,
· Narzędzia i materiały pracy - komputer, kserokopiarka, niszczarka, drukarka, skaner i inne urządzenia biurowe,
· Stanowisko pracy zlokalizowane jest na I piętrze budynku,
· Zadania wykonywane w siedzibie komendy oraz poza komendą,
· Możliwość wyjazdów służbowych w ramach narad szkoleniowych, odpraw itp.,
· Toaleta nie dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych, brak windy
i podjazdów- konieczność poruszania się po budynku, brak oznaczeń dla osób niewidomych, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym i głuchoniemym.
Zakres zadań
- Wykonywanie czynności administracyjno-biurowych związanych z funkcjonowaniem Sekretariatu, w tym z wykorzystaniem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów EZD PUW.
- Prowadzenie kancelarii ogólnej i sekretariatu Komendanta Powiatowego PSP w Szamotułach, ponosi odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie Sekretariatu Komendanta Powiatowego PSP.
- Ewidencjonowanie korespondencji przychodzącej oraz zapewnienie jej właściwego i terminowego obiegu, w tym oznaczanie przesyłki pieczątką wpływu i niezwłoczne przekazanie do Komendanta celem dekretacji,
- Potwierdzanie zwrotnych potwierdzeń odbioru korespondencji.
- Rozdział zadekretowanej korespondencji na poszczególne stanowiska Komendy oraz kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych.
- Obsługa kancelaryjno-biurowa spraw załatwianych przez Komendanta.
- Prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących i wychodzących zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej.
- Odbiór korespondencji elektronicznej kierowanej do Komendy za pośrednictwem platformy ePUAP.
- Organizowanie przyjmowania interesantów przez Komendanta i jego Zastępcę.
- Wykonywanie projektów zaproszeń, plakatów i materiałów informacyjnych.
- Prowadzenie archiwum Komendy Powiatowej i spraw związanych z archiwizacją dokumentów tj. przyjmowania dokumentów do archiwum, udostępniania dokumentów i brakowania dokumentów.
- Realizacja zadań z zakresu planowania pracy Komendy Powiatowej PSP w Szamotułach.
- Organizowanie odpraw służbowych, narad, konferencji, Dnia Strażaka oraz uroczystości z udziałem Komendanta Powiatowego i pracowników Komendy.
- Opracowywanie i ewidencjonowanie zarządzeń, decyzji i rozkazów Komendanta Powiatowego PSP.
- Organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej i innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej.
- Przygotowywanie zbiorczych analiz oraz wniosków z zakresu działania Komendy Powiatowej.
- Realizowanie zadań z zakresu skarg i wniosków, prowadzenie skarg i wniosków dla Komendy Powiatowej PSP w Szamotułach.
- Ewidencjonowanie pieczęci, stempli w Komendzie Powiatowej PSP w Szamotułach.
- Organizowanie i koordynacja systemu kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych Komendy Powiatowej oraz realizacja prac zwianych z kontrolą zewnętrzną w Komendzie Powiatowej.
- Aktualizacja prac związanych z Kroniką Komendy Powiatowej.
- Wystawianie delegacji służbowych.
- Udział w naradach zewnętrznych i wewnętrznych (kursach, warsztatach, szkoleniach), w tym organizowanych przez bezpośredniego przełożonego.
- Przestrzeganie procedury kalendarza organizacyjnego.
- Prowadzenie kalendarza Komendanta Powiatowego i jego Zastępcy.
- Realizowanie zadań zleconych przez przełożonych.
- Bieżąca aktualizacja wiedzy z zakresu przepisów prawa, niezbędnej na zajmowanym stanowisku służbowym.
- Wykonywanie innych zadań z zakresu sekcji organizacyjno-kadrowej określonych w regulaminie organizacyjnym Komendy Powiatowej PSP w Szamotułach.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego
- Nieposzlakowana opinia.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny stopnia I lub wyższy.
- Biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych.
- Znajomość języka obcego - niemieckiego lub angielskiego w stopniu komunikatywnym.
- Prawo jazdy kat. B.
- Zdolność analitycznego myślenia i formułowania wniosków.
- Znajomość przepisów z zakresu: Ustawy o PSP, ochrony przeciwpożarowej, służby cywilnej, KPA, ochrony danych osobowych.
- Umiejętnośc interpretacji przepisów prawa z zastosowaniem w praktyce.
- Predyspozycje osobowościowe: zaangażowanie, samodzielność, odpowiedzialność za realizowane zadania, rzetelność, obowiązkowość, kreatywność, sumienność, terminowość, komunikatywność, systematyczność, dyskrecja, kultura osobista, odporność na stres, dobra prezencja, umiejętność pracy w zespole, sprawność działania, umiejętność organizacji pracy.