Starszy specjalista

Warunki pracy

praca biurowa, praca w siedzibie urzędu, praca w systemie podstawowym, praca stacjonarna, obsługa urządzeń biurowych, obsługa komputera powyżej 4 godz. na dobę, oświetlenie naturalne i sztuczne, niedostosowanie budynku do osób niepełnosprawnych, praca na parterze

Zakres zadań

• koordynuje pracą kancelarii ogólnej - planuje, zarządza oraz nadzoruje pracę pracowników kancelarii ogólnej,
• koordynuje oraz nadzoruje prace w systemie Poczty Polskiej elektroniczny nadawca "E-NADAWCA" oraz koordynuje i nadzoruje prace w systemie Elektronicznej Wymiany Dokumentów,
• odbiera z poczty specjalnej KWP w Łodzi korespondencję adresowaną do Komendantów KWP w Łodzi, dokonuje analizy i rozdziału korespondencji oraz przekazuje zaewidencjonowaną korespondencję wg właściwości rzeczowej i miejscowej komórkom i jednostkom organizacyjnym KWP w Łodzi w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• wysyła korespondencję do odbiorców zewnętrznych za pomocą programu pocztowego "E-NADAWCA" , realizuje zadania związane z rejestracją i dystrybucją korespondencji w systemie EZD oraz rejestruje korespondencję w odpowiednich zbiorach i wydaje ją uprawnionym osobom/wydziałom,
• kontroluje sporządzane zestawienia przesyłek nadanych i wydanych,
• prowadzi dzienniki podawcze, zbiory ewidencyjne i pomoce kancelaryjne określone w przepisach resortowych oraz wynikające z praktyki pracy kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w urzędzie. Decyduje o aktualności wytworzonych dokumentów i sporządza spisy akt dokumentacji przekazywanej do archiwum KWP w Łodzi oraz protokoły brakowania dokumentów "BC" dla dokumentacji wytworzonej i przechowywanej w kancelarii,
• realizuje zadania w kancelarii ogólnej na poziomie KWP w Łodzi z zakresu obsługi Systemu Wspomagania Obsługi Policji,
• przygotowuje szkolenia z użyciem narzędzi multimedialnych oraz prowadzi je z zakresu funkcjonowania kancelarii ogólnej z uwzględnieniem EZD.

Wymagania niezbędne

• doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku w obszarze lub powyżej 4 lat w administracji,
• znajomość przepisów dot. działania administracji publicznej oraz przepisów dot. organizacji urzędu i obiegu dokumentacji w urzędzie,
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej w KWP w Łodzi
• znajomość programów komputerowych i biurowych służących do prawidłowego funkcjonowania kancelarii ogólnej,
• samodzielność i umiejętność organizacji pracy własnej,
• umiejętność analitycznego i kreatywnego myślenia,
• komunikatywność i wysoka kultura osobista,
• umiejętność pracy w zespole,
• poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABW, SKW lub Policję uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ściśle tajne lub złożenie oświadczenia
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe