Asysten / Asystentka ds. administracji

Opis stanowiska

• Zapewnienie wsparcia w procedurach administracyjnych,
• Monitorowanie skrzynek pocztowych oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna,
• Wsparcie w zarządzaniu zasobami, sprzętem i materiałami, aktualizacja baz danych i systemów zarządzania majątkiem,
• Obsługa zgłoszeń klientów za pomocą systemu ticketowego,
• Przygotowanie raportów o stanie magazynowym, niedoborach i odpisach,
• Wsparcie w zarządzaniu transportem oraz obsługa oprogramowania TMS,
• Organizacja przepływu i archiwizacji dokumentów,
• Przygotowywanie notatek, raportów i dokumentacji,
• Administrowanie i monitorowanie baz danych,
• Organizowanie i ocena szkoleń wewnętrznych,
• Przygotowywanie spotkań, zarówno online jak i stacjonarnych,
• Zarządzanie korespondencją, misjami, rezerwacjami lotów i kalendarzem,
• Monitorowanie dokumentacji finansowej, wprowadzanie danych do systemu SAP,
• Archiwizacja faktur, ewidencji płatności i wyciągów bankowych,
• Przygotowywanie wniosków o zamówienia publiczne i zwroty należności,
• Sporządzanie dokumentacji dołączanej do roszczeń,
• Monitorowanie umów, przygotowywanie danych statystycznych,
• Raportowanie czasu pracy zespołu i wydatków,
• Wykonywanie czynności takich jak kopiowanie i skanowanie.

Wymagania

• Ukończone studia średnie,
• Minimum rok doświadczenia zawodowego,
• Biegła znajomość MS Office i języka angielskiego (B2); dodatkowy język UE mile widziany,
• Samodzielność, odpowiedzialność,
• Orientacja na usługi, umiejętność pracy pod presją,
• Skuteczna komunikacja, wysoka dokładność,
• Dyskrecja, umiejętności organizacyjne,
• Adaptacja do dynamicznego środowiska, praca zespołowa.

Oferujemy

• Umowę o pracę za pośrednictwem agencji,
• Dziennie wynagrodzenie 71,82 € netto,
• Opiekę medyczną, kartę sportową,
• Możliwości rozwoju i awansu,
• Biuro w centrum Warszawy.