Ogłoszenie numer: 3961218, z dnia: 2020-11-25
Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk z siedzibą przy al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa
zatrudni osobę na stanowisko:
Referent w Dziale Zamówień Publicznych, Zaopatrzenia i Gospodarki Aparaturowej
Miejsce pracy: mazowieckie / Warszawa
Zadania:
- realizacja zakupów w IFPAN zgodnie z obowiązującymi procedurami ustawy Pzp i obowiązującym regulaminem;
- obsługa elektronicznego system obiegu dokumentów;
- przygotowania dokumentów i wniosków do odpraw celnych i koordynacja działań w tym zakresie;
- przyjmowanie, opisywanie i przekazywanie do działu księgowości faktur VAT;
- digitalizacja faktur zakupowych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów i powiązanie ze zrealizowanymi zapotrzebowaniami;
- prowadzenia rejestru faktur przywozowych, celem comiesięcznego przekazania do działu księgowości;
- udział w planowaniu zamówień publicznych;
- współpraca z komórkami merytorycznymi przy przygotowywaniu dokumentacji związanej z zamówieniami;
- przygotowywanie projektów umów w uzgodnieniu z osobami merytorycznymi, których dotyczy konkretny zakup;
- nadzór nad realizacją zawartych umów oraz sporządzanie aneksów umów w przypadku ich zmiany;
- prowadzenie ewidencji zawartych umów/aneksów do umów;
- przekazywanie zawartych umów do realizacji osobom lub komórkom organizacyjnym w Instytucie zlecającym zakup;
- prowadzenie rejestru zamówień oraz monitorowanie realizacji prowadzonych zamówień.
- kompletowanie, przechowywanie oraz archiwizowanie dokumentacji;
- współpraca w procesie przyjmowania urządzeń na stan środków trwałych Instytutu;
- rozliczanie przejechanych kilometrów oraz zużytego paliwa zgodnie z obowiązującymi zasadami w IF PAN.
Wymagania:
- preferowane wyższe wykształcenie;
- samodzielność, umiejętność pracy w zespole, odpowiedzialność za wykonanie powierzonych zadań, terminowość, rzetelność, inicjatywa i zaangażowanie, dbałość o szczegóły;
- umiejętność analitycznego myślenia oraz pracy pod presją czasu;
- znajomość systemów/programów informatycznych: MS Word, MS Outlook, MS Excel.
Dodatkowym atutem będzie:
- udokumentowana wiedza z zakresu zamówień publicznych;
- doświadczenie w zamówieniach w jednostkach sektora finansów publicznych lub innych zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.