Sekretarz kierownika urzędu

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- praca z petentami
- praca siedząca,
- częste reprezentowane Urzędu na zewnątrz
- wyjazdy służbowe

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- pomieszczenie biurowe zlokalizowane na I piętrze, brak podjazdów,
- narzędzia pracy - komputer stacjonarny i sprzęt biurowy,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Zakres zadań

• odbieranie telefonów i umawianie spotkań Dyrektora Urzędu;
• prowadzenie terminarza pracy i spotkań Dyrektora Urzędu;
• przekazywanie Dyrektorowi Urzędu korespondencji otrzymanej z komórek organizacyjnych Urzędu;
• przyjmowanie, rozdzielanie i wpisywanie do dziennika podawczego korespondencji zewnętrznej;
• skanowanie dokumentów do systemu EZD;
• kierowanie korespondencji zgodnie z dekretacją Dyrektora, obsługa kancelaryjna;
• przesyłanie wniosków, pism, dokumentów, informacji Dyrektorom Delegatur;
• koordynacja przygotowania spotkań, narad i posiedzeń organizowanych przez Dyrektora Urzędu, w tym przygotowanie niezbędnych materiałów;
• koordynacja przygotowania materiałów na spotkania, w których uczestniczy Dyrektor Urzędu oraz współpraca przy opracowywaniu projektów wystąpień dla Dyrektora Urzędu;
• przygotowywanie projektów pism dla Dyrektora Urzędu;
• opracowywanie korespondencji okolicznościowej wysyłanej przez Dyrektora Urzędu;
• na zlecenie organu zwierzchniego oraz Dyrektora Urzędu organizowanie w miarę potrzeby spotkań i konferencji;
• sprawowanie nadzoru nad terminową realizacją poleceń Dyrektora;
• współpraca przy prowadzeniu i uzupełnianie bazy teleadresowej Urzędu;
• ścisła współpraca z osobą zajmującą stanowisko współpracy i kontroli w Urzędzie;
• przygotowanie krótkich informacji na temat działalności, spotkań, konferencji i innych wydarzeń w siedzibie urzędu bądź delegatury Urzędu i przekazywanie ich osobie odpowiedzialnej za prowadzenie strony internetowej Urzędu oraz strony BIP Urzędu

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe administracja, ekonomia, filologia, prawo
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• umiejętność obsługi komputera ze szczególnym uwzględnieniem programów wspomagających prace biurowe;
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych;
• umiejętność poprawnego sporządzania pism urzędowych;
• komunikatywność
• znajomość ustawy o służbie cywilnej oraz kpa
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie w pracy w administracji państwowej
• znajomość języka ang/ niemieckiego – na poziomie B1
• przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu