Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego


• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym,


• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru


• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami

Zakres zadań

• Prowadzi komputerową ewidencję korespondencji oraz prowadzi teczki korespondencyjne Dyrektora i jego Zastępców, zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową korespondencji niejawnej,
• Kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora, redaguje pisma na polecenie Dyrektora Departamentu lub Zastępców Dyrektora,
• Prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje o terminach załatwiania spraw w Departamencie, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom,
• Przechowuje ewidencję przyjść do pracy pracowników, wcześniejszych wyjść z pracy, pozostawania po godzinach pracy, wyjść w godzinach pracy, terminów odpracowań /odbioru godzin nadliczbowych, rejestr wyjazdów krajowych,
• Przygotowuje i zapewnia obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań z gośćmi i interesantami oraz koordynuje pod względem protokolarnym organizację wizyt gości zagranicznych i spotkań organizowanych w ramach zakresu działań Kierownictwa Departamentu,
• Współpracuje w zakresie prowadzenia spraw związanych z organizacją Departamentu, w tym w szczególności: przygotowywania dokumentacji związanej z wprowadzaniem formalnych zmian w strukturze organizacyjnej oraz przechowuje dokumentację związaną z opisami stanowisk pracy i zakresami obowiązków pracowników, regulaminy organizacyjne departamentu,
• Współpracuje z placówkami dyplomatycznymi państw trzecich w Polsce oraz polskimi placówkami za granicą
• Składa zapotrzebowanie na materiały biurowe i wyposażenie.

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (co najmniej poziom A1)
• znajomość obsługi pakietu Office
• znajomość obsługi urządzeń biurowych
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość funkcjonowania organów UE
• komunikatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy biurowej lub doświadczenia w obszarze współpracy międzynarodowej
• znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym
• znajomość protokołu dyplomatycznego
• znajomość systemu EZD