Sekretarz

Warunki pracy

- zagrożenie naciskami grup przestępczych,

- nietypowe godziny pracy (w tym dyżury),

- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz,

- naturalne i sztuczne oświetlenie,

- wymuszona pozycja ciała,

- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin,

- przy wejściu do budynku oraz w budynku znajduje się winda, brak podjazdów wewnątrz budynku.

Zakres zadań

• przyjmuje, ewidencjonuje oraz wysyła dokumenty jawne przy wykorzystaniu poczty elektronicznej i faksu,
• rejestruje w odpowiednich ewidencjach urlopy, zwolnienia lekarskie i wyjazdy w ramach delegacji służbowych,
• prowadzi terminarz spotkań kierownictwa biura oraz przygotowuje i obsługuje zaplanowane spotkania,
• sporządza comiesięczne grafiki dyżurów kierownictwa biura,
• prowadzi i aktualizuje wykazy osób i instytucji współpracujących z kierownictwem biura,
• redaguje pisma oraz przygotowuje korespondencję okolicznościową,
• współuczestniczy w organizacji i przygotowaniu krajowych spotkań, konferencji, odpraw oraz świąt

Wymagania niezbędne

• 1 rok doświadczenia w administracji publicznej
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• Umiejętność działania w sytuacjach stresowych
• Umiejętność biegłej obsługi urzadzeń biurowych
• Umiejętność pracy w zespole
• Komunikatywność
• Dbałość o estetykę i otoczenie
• Język angielski na poziomie B1
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Szkolenia sekretarsko-biurowe
• Przeszkolenie z protokołu dyplomatycznego
• Język angielski na poziomie B2