Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Sekretarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 135926
Warunki pracy
- Praca administracyjno-biurowa.
- Opracowywanie dokumentów, prace i czynności koncepcyjne i biurowe.
- Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów).
- Budynek przy ul. Brackiej 4 jest częściowo dostosowany dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Z uwagi na konstrukcję budynku utrudnione jest poruszanie się w nim osób niepełnosprawnych. W budynku brak jest windy umożliwiającej wjazd osobie na wózku inwalidzkim. W budynku znajduje się łazienka dostosowana dla potrzeb osób niepełnosprawnych.
Zakres zadań
- Obsługuje korespondencję i dokumentację w tym kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, analizowanie i dekretacja korespondencji przychodzącej, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy pracowników komórki organizacyjnej, przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej, przygotowywanie skanów/ kopii dokumentów na zlecenie dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców.
- Prowadzi terminarz w tym prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna.
- Obsługa interesantów w tym kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników.
- Organizuje spotkania dla komórki organizacyjnej w tym przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc. rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc. obsługa gości, interesantów.
- Zapewnia zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze w tym przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
- Prowadzi wskazane sprawy osobowe pracowników w tym rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników, prowadzenie ewidencji delegacji pracowników, organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne).
- Archiwizuje dokumentację.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 miesiące doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretariatu
- komunikatywna znajomość języka angielskiego (co najmniej na poziomie B1)
- wiedza na temat zadań realizowanych w Departamencie
- znajomość zasad funkcjonowania i struktury organizacyjnej Ministerstwa
- znajomość zasad obsługi klienta
- znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
- komunikatywność,
- rzetelność
- umiejętność współpracy
- umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
- umiejętność obsługi komputera: MS Office
- w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe