Specjalista w Biurze Spraw Osobowych

• Ogłoszenie nr: 169555
• Data ukazania się ogłoszenia: 14 maja 2015 r.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

• Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej
• poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko:
• specjalista
• do spraw osobowych w placówkach zagranicznych
• w Biurze Spraw Osobowych


• W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.


• ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej

Wymiar etatu: 1

• Liczba stanowisk pracy: 2

Adres urzędu

Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa

Miejsce wykonywania pracy:

• Warszawa
  

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• prowadzenie spraw osobowych pracowników placówek zagranicznych (sporządzanie dokumentów związanych z nawiązywaniem, przebiegiem, zmianą i rozwiązaniem stosunku pracy pracowników kierowanych do placówek zagranicznych, analizowanie i nadzorowanie spraw związanych z zawieraniem umów o pracę, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy pracowników niebędących członkami służby zagranicznej,
• ustalanie uprawnień urlopowych pracowników placówek zagranicznych), sporządzanie dokumentów w sprawie nadania stopnia dyplomatycznego, wyznaczenia stanowiska w placówce, awansów i przeszeregowań, nagród jubileuszowych, nagród, urlopów bezpłatnych i wychowawczych, rejestrowanie zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i urlopów wypoczynkowych kierowników placówek,
• sporządzanie zaświadczeń, wystawianie druków ZUS, sporządzanie dokumentów związanych z delegowaniem pracowników MON i MG, prowadzenie ewidencji zatrudnienia w placówkach w postaci funkcjonalnych kart placówek,
• sporządzanie z upoważnienia świadectw pracy w celu rozliczenia osób powracających z placówki,
• kierowanie kandydatów zakwalifikowanych do pracy w placówkach zagranicznych na szkolenia przedwyjazdowe i badania lekarskie oraz koordynowanie realizacji przygotowań do wyjazdu w celu realizacji planów rotacji,
• prowadzenie bieżącej korespondencji w sprawach osobowych pracowników placówek zagranicznych w celu udzielania odpowiedzi, pełnienie funkcji administratora e-obiegówki dla pracowników placówek zagranicznych,
• występowanie z wnioskiem o rozpoczęcie procedury naboru na stanowiska w placówkach zagranicznych oraz opiniowanie wniosków o przedłużenie pobytu na placówce zagranicznej,
• dokonywanie przeglądu struktur organizacyjnych placówek pod kątem wykorzystania etatów i właściwego planowania ich stanu osobowego w celu okresowej analizy oraz koordynowanie zmian w regulaminach organizacyjnych placówek.

Warunki pracy

• Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

1. Zagrożenia korupcją.
2. Stres związany z obsługą klientów.
3. Krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe (np. konferencje, szkolenia lub delegacje służbowe w ramach kontroli placówek).

• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.
W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.
Inne

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

n i e z b ę d n e

• wykształcenie: wyższe magisterskie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze spraw kadrowych
• pozostałe wymagania niezbędne:
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• przeszkolenie z zakresu prawa pracy
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• znajomość ustawy o służbie zagranicznej, znajomość ustawy o służbie cywilnej, znajomość kodeksu pracy, znajomość ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, znajomość zagadnień z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
• umiejętność jasnego, precyzyjnego i zwięzłego przekazywania informacji
• zdolności komunikacyjne
• umiejętność współpracy
• umiejętność koordynowania
• umiejętność konsultowania kwestii drażliwych
• umiejętność rozwiązywania problemów
• znajomość wewnętrznych regulacji MSZ.

wymagania dodatkowe

• przeszkolenie w zakresie obsługi systemu Person
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• znajomość języka angielskiego na poziomie C1 lub innego na poziomie B2, poświadczona dokumentem
• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej, znajomość ustawy prawo zamówień publicznych
• co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego na stanowisku kierownika administracyjno - finansowego (gł. księgowego) w placówce zagranicznej.

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów