Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
charakter stanowiska i sposób wykonywania na nim zadań (zgodnie z opisem stanowiska pracy) 
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych 
miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- winda
- brak podjazdu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
- drzwi odpowiedniej szerokości
- brak miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych
- pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
- miejsce do odświeżenia się

Inne czynniki, w tym niebezpieczne: 
- uciążliwości związane z obsługą monitorów ekranowych pow. 4 godzin dziennie

Zakres zadań

• kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu Zastępcy Dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
• obsługuje obieg dokumentów (tradycyjnie lub elektronicznie), ewidencjonuje pisma wpływające i wychodzące z sekretariatu w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
• przygotowuje oraz redaguje pisma na polecenie Zastępcy Dyrektora
• prowadzi terminarz spotkań i narad oraz informuje o terminach załatwiania spraw
• zajmuje się przygotowaniem i obsługą organizacyjną spotkań z klientami i gośćmi,
• ma współudział w przygotowaniu większych spotkań /konferencji/ audytów, kontroli
• prowadzi obsługę kancelaryjno-organizacyjną wybranych projektów realizowanych przez Urząd Morski w Gdyni
• zbiera informacje oraz przygotowuje tabele/zestawienia na polecenie Zastępcy Dyrektora w celu jego wsparcia w bieżącej pracy
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne kierownikom komórek organizacyjnych
• prowadzi dokumentację związaną z wyjazdami służbowymi oraz przekazuje informacje komórce finansowo-księgowej w celu rozliczenia delegacji

Wymagania niezbędne

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (B2 wg ESOKJ)
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań
• Obsługa systemu informatycznego obsługi prawnej
• Umiejętność komunikacji
• Umiejętność współpracy
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważnijące do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczoną klauzulą "zastrzeżone"
• Poświadczenie o odbyciu szkolenia z zamówień publicznych powyżej 130 tys. zł
• Wiedza w zakresie systemu zarządzania jakością