Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych.

- częsta obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
-   praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
-   budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, ale nie są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
-   praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Zakres zadań

• Obsługuje skład chronologiczny, w szczególności rejestruje nowe dokumenty w składzie chronologicznym, realizuje zgłoszenia w zakresie wypożyczeń, zwrotów i wyrejestrowania dokumentów ze składu chronologicznego oraz przechowuje dokumentację z każdego zbioru składu chronologicznego w odrębnych materiałach archiwizacyjnych.
• Przyjmuje, kompletuje i przedkłada korespondencję przychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do ewidencji.
• Przyjmuje korespondencję do wysyłki od pracowników Oddziału, w szczególności: rejestruje koperty w rejestrze korespondencji wychodzącej oraz sporządza dzienne wydruki korespondencji wychodzącej.
• Skanuje korespondencję przychodzącą do Oddziału i obsługuje urządzenia biurowe będące na wyposażeniu Kancelarii.
• Obsługuje centralę telefoniczną Oddziału oraz udziela klientom zewnętrznym informacje i kieruje ich do merytorycznych wydziałów.
• Archiwizuje i przekazuje dokumenty potwierdzające otrzymanie/wysłanie korespondencji do zakładowego archiwum akt jawnych.
• Prowadzi obsługę sekretariatu w zastępstwie nieobecnego pracownika sekretariatu.
• Zgłasza do pracownika administracji zapotrzebowanie na druki, materiały biurowe oraz inne materiały niezbędne do funkcjonowania Kancelarii.

Wymagania niezbędne

• znajomość zasad obiegu dokumentów,
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej,
• znajomość przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
• znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych
• umiejętność obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych urzędu,
• znajomość obsługi komputera (umiejętność obsługi pakietu MS Office, a w szczególności programów Excel i Word) i urządzeń biurowych,
• kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność obsługi specjalistycznego programu do ewidencji korespondencji EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.