Specjalista

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Czynniki szkodliwe i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie

Narzędzia i materiały pracy:
- komputer
Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- winda
- brak podjazdu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
- drzwi nieodpowiedniej szerokości
- brak miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• prowadzi obsługę organizacyjną Głównego Inspektora w tym rejestr korespondencji wchodzącej i wychodzącej, elektronicznego obiegu dokumentów, okresowo przygotowywuje i przekazuje akta spraw kancelarii do archiwum akt jawnych oraz nadzoruje przekazywanie akt komórek organizacyjnych Inspektoratu
• redaguje projekty pism, komunikatów, poleceń i korespondencji okolicznościowej na potrzeby Inspektoratu zleconych przez Głównego Inspektora
• prowadzi w oparciu o obowiązujące procedury informacji publicznej dotyczącej całości Inspektoratu, nadzoruje właściwe merytorycznie komórki Inspektoratu w zakresie terminowości oraz prowadzi rejestr udostępnionych informacji
• prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych o terminach załatwiania spraw w Inspektoracie oraz organizuje spotkania z klientem wewnętrznym i zewnętrznym wraz z przygotowywaniem materiałów informacyjnych i obsługą protokolarną
• sporządza plany i sprawozdania zbiorcze Inspektoratu oraz nadzoruje ich terminowość
• analizuje i nadzoruje aktualność przepisów prawnych wpływających na działalność Inspektoratu w szczególności wpisywanych w odnośnych decyzjach
• prowadzi sprawy administracyjno-biurowe Inspektoratu w szczególności w zakresie zabezpieczenia funkcjonalności sprzętu obsługi kancelaryjnej Inspektoratu (kopiarki, drukarki), materiałów kancelaryjnych, nadzoruje zamówienia w celu zabezpieczenia bieżącej pracy Inspektoratu
• prowadzi dokumentację spraw związanych z wyjazdami służbowymi Głównego Inspektora, na bieżąco nadzoruje jednolity rzeczowy wykaz akt w określonym zakresie w celu utrzymania ustalonych zasad obiegu i przechowywania dokumentów oraz zapewnia właściwe rozliczenie delegacji służbowych w komórce finansowo – księgowej

Wymagania niezbędne

• komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
• znajomość przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwizacji dokumentów w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych i danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów o dostępie do informacji publicznej w zakresie wykonywanych zadań
• umiejętność organizacji pracy i orientacji na osiąganie celów
• umiejętność współpracy
• umiejętność komunikacji
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• komunikatywna znajomość języka urzędowego UE innego niż angielski (A2 wg ESOKJ)