Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Specjalista
Miejsce pracy: Kalisz
Ogłoszenie o naborze Nr 139042
Warunki pracy
- praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
- zadania wykonywane w siedzibie Delegatury
- konieczność poruszania się po terenie urzędu w celu przekazaniu lub odebrania dokumentów
- stanowisko znajduje się na pierwszym piętrze budynku biurowego
- stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla takich stanowisk pracy
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację
- drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 90 cm
- budynek nie jest wyposażony w windy osobowe
- pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie są przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
- budynek nie posiada podjazdu dla osób z niepełnosprawnościami
Zakres zadań
- prowadzi obsługę administracyjną delegatury urzędu w celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów, obsługuje przesyłki wpływające i wychodzące z delegatury, prowadzi ewidencję pism w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zapewnia obsługę telefoniczną oraz obsługuje pocztę e-mail delegatury
- obsługuje delegaturę urzędu w zakresie: prowadzenia list obecności, rejestracji czasu pracy i ewidencji absencji w systemie informatycznym, współpracy ze stanowiskiem ds. BHP, wystawiania skierowań na badania lekarskie pracownikom delegatury urzędu, wydawania świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku RP-7 pracownikom byłego urzędu wojewódzkiego i jednostek organizacyjnych z byłych województw podległych wojewodzie
- prowadzi sprawy z zakresu bezpośredniej obsługi klientów delegatury, udziela klientom informacji na temat organizacji urzędu i realizowanych zadań, w tym przyjmuje klientów zgłaszających skargi i wnioski ustne do protokołu oraz przekazuje do właściwych komórek wnioski o udostępnienie informacji publicznej lub o ponowne wykorzystanie informacji sektora publicznego
- przyjmuje dokumentację wytworzoną w delegaturze, przechowuje ją oraz udostępnia i prowadzi kwerendy w aktach znajdujących się w magazynach; inicjuje brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowuje materiały archiwalne do przekazania właściwemu Archiwum Państwowemu, sporządza sprawozdania z działalności magazynów archiwum
- przyjmuje i dokonuje wstępnej kontroli formalno-rachunkowej dokumentów finansowo-księgowych, opisuje faktury wpływające do delegatury
- gospodaruje powierzchnią lokalową delegatury oraz aktualizuje wykaz lokali zajmowanych przez poszczególnych użytkowników w celu rozliczenia faktur od dostawców usług i mediów na poszczególnych użytkowników
- realizuje procedury zakupu towarów i usług na potrzeby delegatury
- wydaje urzędom stanu cywilnego blankiety odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o stanie cywilnym, przekazuje gminom Medale za Długoletnie Pożycie Małżeńskie, dystrybuuje obwieszczenia Wojewody w sprawie kwalifikacji wojskowej
- prowadzi sprawy socjalne pracowników delegatury, ich rodzin, a także emerytów i rencistów w celu prawidłowego zabezpieczenia realizacji zadań z zakresu polityki socjalnej urzędu w stosunku do uprawnionych osób
- zastępuje Dyrektora Delegatury w czasie jego nieobecności lub nieobsadzenia stanowiska
- realizuje zadania w zakresie potwierdzania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej e-PUAP, przedłużania ważności profilu zaufanego, unieważniania profilu zaufanego
- przekazuje otrzymaną dokumentację niejawną na Stanowisko do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy związanej z zarządzaniem dokumentacją
- znajomość ustawy o służbie cywilnej
- znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
- znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- znajomość Kpa
- znajomość zasad BHP
- znajomość przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych
- komunikatywność
- samodzielność
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- poświadczenie bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych
- ukończony kurs archiwalny
