Stanowisko ds. sekretariatu i archiwum

1. Obsługa sekretariatu i kancelarii -Zarządzanie korespondencją: Prowadzenie centralnego rejestru pism wpływających i wychodzących w systemie elektronicznej rejestracji FINN Przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie oraz przekazywanie właściwym działom poczty tradycyjnej i elektronicznej. -Obsługa bieżąca: Obsługa połączeń telefonicznych, przyjmowanie interesantów , udzielanie informacji, umawianie spotkań kierownictwa -Prowadzenie: rejestru pieczęci , kluczy oraz innych przydzielonych przez przełożonego -Wsparcie logistyczne: Organizacja spotkań kierownictwa, narad oraz dbanie o zaopatrzenie biura w artykuły piśmiennicze 2. Prowadzenie archiwum zakładowego -Przejmowanie dokumentacji: Przyjmowanie uporządkowanych akt z komórek merytorycznych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. -Ewidencjonowanie zasobów: Prowadzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz komputerowych baz danych archiwum. -Nadzór nad klasyfikacją: Weryfikacja poprawności przypisania symboli z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) przez pracowników jednostki, sprawdzanie prawidłowości podziału dokumentacji na kategorie archiwalne (akta kategorii A i B). -Zabezpieczanie kategorii A: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania materiałów o wartości historycznej (kontrola wilgotności, temperatury, ochrona przed światłem i kurzem w magazynie). -Przechowywanie i ochrona: Porządkowanie półek, dbanie o właściwe warunki klimatyczne w archiwum oraz zabezpieczanie dokumentów przed zniszczeniem. -Udostępnianie akt: Wydawanie dokumentów uprawnionym pracownikom i zewnętrznym instytucjom oraz nadzór nad ich zwrotem. -Brakowanie dokumentacji: Selekcja i przygotowywanie do zniszczenia dokumentów niearchiwalnych, których okres przechowywania już minął. -Współpraca z Archiwum Państwowym: Występowanie o zgody na brakowanie (zniszczenie) dokumentacji niearchiwalnej kategorii B po upływie okresu jej przechowywania. Uzgadnianie zmian w JRWA