Starszy referent

Warunki pracy

praca biurowa, praca poza siedzibą urzędu, obsługa komputera powyżej 4 godz. na dobę, praca w systemie podstawowym, praca stacjonarna, obsługa urządzeń biurowych, oświetlenie naturalne i sztuczne, niedostosowanie budynku do osób niepełnosprawnych, praca na parterze i w pomieszczeniach piwnicy,

Zakres zadań

• weryfikuje prawidłowość przygotowania dokumentów do archiwizacji, następnie włącza je do zbioru archiwum w celu bezpiecznego jej przechowywania, zabezpieczenia i konserwacji ,
• prowadzi w formie elektronicznej i manualnej registraturę powierzonego zasobu archiwum (archiwalnego zbioru akt osobowych funkcjonariuszy i pracowników garnizonu łódzkiego) oraz ją aktualizuje,
• udostępnia akta w resorcie i poza resort (sądy, prokuratury) oraz wykonuje kwerendy i analizy informacji zawartych w zbiorach archiwum KWP w Łodzi w celu uzyskiwania informacji określonych przez zleceniodawcę,
• przygotowuje pisma oraz zaświadczenia i odpowiedzi w ramach prowadzonych spraw,
• porządkuje powierzony zbiór archiwum oraz utrzymuje prawidłowe warunki przechowywania dokumentacji - temperatura, wilgotność, warunki bezpieczeństwa p.poż,
• przygotowuje i prowadzi działania instruktażowo - szkoleniowe dla policjantów i pracowników cywilnych przygotowywujących dokumentację do przekazania do archiwum oraz dla osób obsługujących podległe składnice akt w celu zapewnienia prawidłowego wdrażania nowych procedur wynikających ze zmian legislacyjnych,
• bierze udział w fizycznym niszczeniu dokumentów, w tym wyodrębnia dokumenty ze zbioru, pakuje, transportuje i ochrania przewożone materiały do firmy dokonującej zniszczenia oraz nadzoruje całkowite i nieodwracalne zniszczenie tych materiałów,
• prowadzi okresowe kontrole zgodności stanów ewidencyjnych zbioru akt archiwalnych ze stanem faktycznym w archiwum KWP w Łodzi oraz jednostkach podległych w celu ustalenia czy posiadany zasób archiwalny odpowiada ewidencji oraz czy postępowanie z aktami odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także opracowuje cząstkowe informacje na potrzeby okresowych sprawozdań.

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów dot. funkcjonowania archiwum, ochrony informacji niejawnych,
• poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ściśle tajne wydane przez ABW, SKW, Policję lub złożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• umiejętności: analityczne, przekazywania informacji, pracy w zespole, obsługi komputera
• komunikatywność
• kreatywność, asertywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe