Asystent

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) 

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego


• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym,


• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru


• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę telefoniczną członka Kierownictwa Ministerstwa tj., łączenie rozmów, przekazywanie poleceń i informacji
• Samodzielnie redaguje i sporządza korespondencję bezpośrednio wychodzącą z sekretariatu członka Kierownictwa Ministerstwa
• Prowadzi ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Informuje i kieruje do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Ministerstwa interesantów zgłaszających się telefonicznie lub bezpośrednio do członka Kierownictwa Ministerstwa
• Prowadzi kalendarz spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa
• Segreguje dokumenty wpływające do członka Kierownictwa Ministerstwa tj., przekłada do podpisu członka Kierownictwa Ministerstwa, przekazuje do komórek organizacyjnych podpisane lub zadekretowane przez członka Kierownictwa Ministerstwa pisma, przechowuje i archiwizuje
• Przekazuje polecenia, ustalenia organizacyjne i inne informacje lub zadania zlecone przez członka Kierownictwa Ministerstwa oraz nadzoruje ich realizację
• Organizuje spotkania członka Kierownictwa Ministerstwa z interesantami i gośćmi oraz przygotowuje obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (co najmniej poziom A1)
• znajomość procedur kancelaryjno – archiwalnych
• komunikatywność
• znajomość funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość postępowania administracyjnego
• znajomość obsługi systemu kancelaryjnego EZD
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
• znajomość przepisów i zasad funkcjonowania Ministerstwa