Główny specjalista/główna specjalistka

Warunki pracy

Praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin.

Siedziba Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych mieści się w Al. Jerozolimskich 181C, w budynku C kompleksu Adgar, który jest przystosowany do obsługi osób, które mają trudności w poruszaniu się. W budynku znajdują się windy, które umożliwiają dostęp do wszystkich pięter budynku, brak jest barier w postaci progów i wąskich drzwi. Na poziomie 0 w holu budynku znajduje się toaleta przystosowana dla osób niepełnosprawnych ruchowo.

Do budynku i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym i psem przewodnikiem.

W budynku nie ma oznaczeń w alfabecie Brajla (poza oznaczeniami przycisków wind) ani oznaczeń kontrastowych lub w druku powiększonym dla osób niewidomych i słabowidzących.

Szczegółowe informacje na temat dostępności Urzędu dla osób z niepełnosprawnościami znajdują się w deklaracji dostępności.

Zakres zadań

• Realizuje zadania związane z organizacją i koordynacją zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu oraz ekspertów zewnętrznych innych niż wyjazdy Prezesa, w tym wyjazdów związanych z inspekcjami, JAMS oraz prezydencjami, do momentu zamknięcia sprawy,
• Prowadzi bieżącą współpracę z podmiotami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację podróży służbowych (m.in. bilety lotnicze, zakwaterowanie, ubezpieczenia, sprawy wizowe), w tym reagowanie na problemy organizacyjne i logistyczne powstające w trakcie realizacji delegacji zagranicznych,
• Ewidencjonuje, opisuje oraz weryfikuje formalno-rachunkowo faktury i dokumenty księgowe związane z zagranicznymi wyjazdami służbowymi, bieżąca współpraca z Biurem Finansowo-Księgowym oraz monitorowanie wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na zagraniczne wyjazdy służbowe i szkolenia,
• Monitoruje realizację oraz kontrolę wykonania umów zawartych z podmiotami zewnętrznymi świadczącymi usługi w zakresie organizacji podróży służbowych, prowadzenie zestawień i analiz związanych z ich realizacją oraz udział w spotkaniach roboczych dotyczących realizacji tych umów, również w zastępstwie Naczelnika,
• Obsługuje krajową bazę ekspertów Europejskiej Agencji Leków oraz udział w realizacji procedury delegowania przedstawicieli Urzędu do reprezentowania go na arenie międzynarodowej, w tym wsparcie przełożonego w sprawach związanych z instrukcjami na posiedzenia grup roboczych i komitetów
• Przygotowuje i przekazuje instrukcje wyjazdowe, przypomnienia oraz prowadzi dokumentację wyjazdowej w systemie EZD, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
• Przygotowuje projekty dokumentów, w tym projektów umów oraz opisów przedmiotu zamówienia, w celu wsparcia właściwych komórek organizacyjnych Urzędu w prowadzeniu postępowań oraz zawieraniu umów z kontrahentami świadczącymi usługi związane z organizacją delegacji zagranicznych,
• Przygotowuje wkłady do sprawozdań kwartalnych i rocznych, sporządzanie pism, zestawień oraz innych dokumentów na zlecenie Naczelnika Wydziału,

Wymagania niezbędne

• komunikatywna znajomość języka angielskiego
• umiejętność efektywnego prowadzenia spraw
• zdolności organizacyjne i analitycznego myślenia
• umiejętność pracy pod presją czasu i odpowiedzialności
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe