Główny specjalista/główna specjalistka

Warunki pracy

Praca przy komputerze wymagająca wymuszonej pozycji ciała - powyżej 4 godzin dziennie. Narzędzia i materiały pracy: komputer, skaner, telefon, drukarka, faks. Budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach w zakresie podjazdu oraz toalet. Oświetlenie w pomieszczeniach naturalne i sztuczne. Temperatura w pomieszczeniach nie mniejsza niż 18° Celsjusza z wentylacją grawitacyjną i klimatyzacją. Krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe.

Zakres zadań

• Sprawuje nadzór pod względem merytorycznym nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu EZD poprzez bieżącą kontrolę prawidłowości realizowanych w systemie procesów obiegu dokumentów;
• Zarządza uprawnieniami użytkowników w systemie EZD poprzez przydzielanie ról i uprawnień zgodnie ze strukturą urzędu, zakładanie i wyłaczanie kont użytkowników oraz audytowanie poprawności nadanych dostępów;
• Przygotowuje i przeprowadza szkolenia dla pracowników urzędu z zakresu obsługi i zasad elektornicznego zarządzania dokumentacją, opracowuje materiały instruktażowe, materiały do szkoleń stacjonarnych i szkoleń e-learning oraz procedury wewnetrzne w zakresie obiegu dokumentów w EZD;
• Zapewnia bieżące wsparcie merytoryczne użytkownikom systemu w zakresie obsługi EZD, w tym rozwiązuje problemy funkcjonalne i kancelaryjne związane z pracą w systemie;
• Współpracuje z administratorem technicznym oraz dostawcą systemu, w tym zgłasza błędy systemowe, bierze udział w testowaniu nowych wersji i funkcjonalności oprogramowania, opiniuje proponowane zmiany oraz uczestniczy w pracach wdrożeniowych dotyczących EZD;
• Monitoruje terminowość i poprawność załatwiania spraw w EZD poprzez generowanie i analizowanie raportów z funkcjonowania systemu, identyfikuje wąskie gardła w obiegu dokumentów, raportuje do przełożonych i kierownictwa urzędu w zakresie stanu realizacji procesów kancelaryjnych w urzędzie oraz proponuje działania naprawcze i usprawniające;
• Współpracuje z kancelarią inspektoratu w szczególności w zakresie poprawności rejestracji przesyłek, obsługi doręczeń elektronicznych, weryfikacji odwzorowań cyfrowych i poprawności dekretacji oraz z archiwum zakładowym urzędu w zakresie procesu przekazywania akt spraw zakończonych w formie elektronicznej do archiwum zakładowego.

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów prawa: Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi, Znajomość przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnych oraz Rzeczowego Jednolitego Wykazu Akt (JRWA), Ustawa o doręczeniach elektronicznych, Ustawa o służbie cywilnej, Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne;
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej, znajomość zasad elektronicznego zarządzania dokumentacją, umiejętność prowadzenia szkoleń i prezentacji;
• Kompetencje: komunikatywność, organizacja pracy własnej, rozwój zawodowy, umiejętności IT, dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, współpraca w zespole, orientacja na rezultaty;
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego – poziom B1 - średnio zaawansowany;
• Doświadczenie w tworzeniu wewnetrznych aktów prawnych;
• Umiejętność analitycznego myślenia i rozwiązywania problemów w sytuacjach stresowych.