Główny specjalista

Warunki pracy

Praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• Współpracuje z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w celu przejmowania wytworzonej dokumentacji papierowej i elektronicznej do zasobu archiwum zakładowego.
• Weryfikuje stan uporządkowania dokumentacji papierowej i elektronicznej przekazywanej do zasobu archiwum zakładowego w celu jej poprawnego zarchiwizowania.
• Zabezpiecza zgromadzoną dokumentację oraz prowadzi jej ewidencję w celu zapewnienia właściwych warunków przechowywania zasobu.
• Udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną z zasobu archiwum zakładowego dla celów służbowych, naukowo-badawczych i potrzeb obywateli.
• Bierze udział w działaniach mających na celu przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Uczestniczy w procesie brakowania, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, dokumentacji niearchiwalnej Ministerstwa, której okres przechowywania upłynął.
• Koordynuje czynności kancelaryjne w Ministerstwie, w tym w systemie EZD, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentacji w postaci elektronicznej oraz jej poprawnego przekazywania do zasobu archiwum zakładowego.
• Współtworzy procedury wewnętrzne dotyczące archiwizowania i obiegu dokumentów w celu zaktualizowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Ministerstwa.

Wymagania niezbędne

• powyżej 3 lat stażu pracy w administracji publicznej, w tym powyżej 1 roku stażu pracy w archiwum państwowym lub wyodrębnionym lub zakładowym
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Ministerstwa
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• umiejętność argumentowania
• umiejętność współpracy
• samodzielność
• rzetelność i terminowość
• odporność na stres
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• studia podyplomowe z zakresu administracji publicznej
• przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych
• przeszkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych
• poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych co najmniej o klauzuli „poufne”
• znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
• znajomość języka niemieckiego lub rosyjskiego na poziomie podstawowym (A2)
• umiejętność obsługi systemu EZD
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość przepisów z zakresu prawa zamówień publicznych
• powyżej 2 lat stażu pracy związanego z koordynowaniem czynności kancelaryjnych w systemie EZD