Główny specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.
Pracownik wykonuje czynności o charakterze:
- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,
- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie MC oraz poza nim.
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzinna dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej.

Czynniki szczególnie utrudniajace wykonywanie zadań: nietypowe godziny pracy, krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe, permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach oraz częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Do budynku prowadzą 2 wejścia od ul. Królewskiej, które są oznaczone literami A i B. Do obu wejść prowadzą schody.
Przy schodach do wejścia A znajduje się podjazd dla wózków. Dla gości przeznaczone jest wejście A. W budynku w holu A jest winda dostosowana do wjazdu wózków co umożliwia dostęp do wszystkich kondygnacji budynku osobom z niepełnosprawnością ruchową. Przed budynkiem wyznaczono 2 ogólnodostępne miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Do budynku i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym i psem przewodnikiem.
W recepcji przy wejściu A i przy wejściu B są pętle indukcyjne

Zakres zadań

• Planuje przebieg wydarzeń oraz prowadzi kalendarz, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnym Ministerstwa, w tym z jednostkami nadzorowanymi i podległymi Ministerstwu, zaangażowanymi w realizację wydarzeń
• Koordynuje współpracę z komórkami merytorycznymi Ministerstwa, w tym z jednostkami nadzorowanymi i podległymi Ministerstwu oraz Wykonawcami wydarzeń zaangażowanymi w ich realizację
• Przygotowuje dokumentację, w tym wynikającą z ustawy Prawo Zamówień Publicznych, niezbędną do przeprowadzenia danego wydarzenia, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, w tym planuje, kontroluje i weryfikuje rozliczanie budżetu na poszczególne zadania
• Koordynuje działania związane z uczestnictwem przedstawicieli Ministerstwa w wydarzeniach (we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, w tym z jednostkami nadzorowanymi i podległymi Ministerstwu)
• Zapewnia materiały niezbędne do przygotowania relacji z wydarzenia przez Wydział Prasowy oraz przygotowuje podsumowania i sprawozdania związane z udziałem przedstawicieli Ministerstwa w każdym wydarzeniu
• Uczestniczy w selekcji i zakupie materiałów promocyjnych, w tym zarządza magazynkiem centralnym z wyposażeniem eventowym
• Realizuje działania organizacyjne i logistyczne związane z prowadzonymi konferencjami, targami i podobnymi wydarzeniami Ministerstwa Cyfryzacji, w tym realizowanymi przez Wykonawców

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Wiedza z zakresu: technik i narzędzi PR, narzędzi wspierających proces planowania eventów, przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, przepisów Kodeksu Cywilnego (w zakresie umów i zobowiązań), struktury MC, zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej oraz działań i organizacji MC,
• Umiejętność redagowania tekstów, tworzenia dokumentów (np. ulotek) i syntetycznych informacji (np. opisu wydarzeń)
• Kompetencje miękkie: komunikacja (w tym asertywność), organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, kreatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2