Inspektor w obszarze ds. Administracyjno-Organizacyjnych W Dziale ds. Administracyjno-Organizacyjnych

Opis stanowiska

Główne odpowiedzialności:

• Prowadzenie sekretariatu oraz obsługa kancelaryjna WCI: rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzanie dokumentacją, prowadzenie rejestrów m.in. Zarządzeń Dyrektora i Zarządzeń Prezydenta m.st. Warszawy,

Charakterystyka pracy:

• Prowadzenie składnicy akt oraz współpraca z archiwum państwowym m.st. Warszawy;
• Zaopatrywanie i prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych, środki czystości oraz innych artykułów i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania WCI;
• Prowadzenie rejestrów skarg i wniosków o udostępnianie informacji publicznej, zgodnie z obowiązującymi zarządzeniami Prezydenta m.st. Warszawy;
• Przygotowanie i realizacja zamówień, umów z uwzględnieniem obowiązującego w WCI regulaminu udzielania zamówień publicznych poniżej kwoty 130.000 złotych oraz Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych i finansowych (poprzez szacowanie wartości zamówienia, przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania, przeprowadzenie procesu zakupów i rozliczenia) w celu prawidłowego funkcjonowania biura;
• Praca na stanowisku związana jest ze znajomością zagadnień dotyczących ww. zadań oraz m.in. następujących aktów prawnych: ustawy o finansach publicznych, samorządzie gminnym, KPA ustroju m.st. Warszawy, dostępie do informacji publicznej, ochronie danych osobowych, pracownikach samorządowych, oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzeń o instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt.

Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

Miejsce pracy: praca w budynku urzędu i poza nim. Praca wykonywana jest w systemie od poniedziałku do piątku w godzinach 8⁰⁰ – 16⁰⁰. Bezpieczne warunki pracy. Budynek nie dostosowany dla osób niedowidzących i niewidomych. Możliwość wjechania wózkiem inwalidzkim. Drzwi i korytarze o odpowiedniej szerokości, umożliwiające poruszanie się wózkiem inwalidzkim. Toalety niedostosowane do poruszania się wózkiem inwalidzkim.

 
Stanowisko pracy: związane jest z pracą przy komputerze, obsługą urządzeń biurowych, uczestnictwem w spotkaniach wewnętrznych i zewnętrznych, rozmowami telefonicznymi, kontaktem z interesantami, przemieszczaniem się wewnątrz budynku i w terenie. Na stanowisku brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym.

Wymagania

Wymagania niezbędne:

• Pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
• Obywatelstwo polskie – o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2022, poz. 530);
• Wykształcenie średnie lub wyższe;
• W przypadku osoby z wykształceniem wyższym minimum 1 rok stażu pracy, w przypadku osoby z wykształceniem średnim minimum 3 lata stażu pracy,
• Minimum roczne doświadczenie w pracy w co najmniej jednym z obszarów: sekretariat, administracja, kancelaria,
• Bardzo dobra obsługa komputera w zakresie: MS Office (Word, Excel) oraz urządzeń biurowych;
• Niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• Nieposzlakowana opinia.

Wymagania dodatkowe:

• wykształcenie wyższe: administracyjne, ekonomiczne, finanse publiczne, zarządzanie lub pokrewne;

• doświadczenie zawodowe w zakresie przygotowywania i realizacji zamówień, umów;

• znajomość regulacji prawnych dotyczących: finansów publicznych, ustawy o rachunkowości, ustawy zamówień publicznych;

• kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia,

• dobra znajomość przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO);

• gotowość do podnoszenia kwalifikacji poprzez samokształcenie i w formach zorganizowanych;

• zdyscyplinowanie i umiejętności organizacyjne;

• rzetelność i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych zadań;

• komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej;

• obiektywizm i bezstronność; logiczne myślenie, życzliwość i pozytywne nastawienie do ludzi, wielozadaniowość, doskonałe zarządzanie czasem i terminowość, dobra organizacja pracy samodzielność, dokładność, sumienność, łatwość w realizowaniu zadań i skupieniu na celu;

• umiejętność bezkonfliktowej współpracy.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6 %. ?*

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej - podpisane własnoręcznie;
• list motywacyjny - podpisany własnoręcznie;
• kserokopia dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie;
• kserokopia świadectw pracy potwierdzających wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu w przypadku pozostawania w stosunku pracy;
• kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganych kwalifikacji zawodowych i umiejętności (zakres czynności lub zaświadczenie od obecnego pracodawcy o zakresie wykonywanych zadań);
• oświadczenie o posiadanym obywatelstwie - podpisane własnoręcznie;
• oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych – podpisane własnoręcznie;
• oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe - podpisane własnoręcznie lub kopia aktualnego „Zapytania o udzielenie informacji o osobie” z Krajowego Rejestru Karnego;
• osoba wybrana do zatrudnienia będzie zobowiązana do przedstawienia oryginału aktualnego „Zapytania o udzielenie informacji o osobie” z Krajowego Rejestru Karnego;
• kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2022, poz. 530) - podpisana własnoręcznie;
• Jeżeli kandydat przedłoży dokumenty / dane obejmujące inne dane osobowe niż wymagane przepisami art. 22¹ §1 i §4 Kodeksu pracy (wskazane w ogłoszeniu o naborze), do dokumentów aplikacyjnych należy dołączyć własnoręcznie podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych o treści:
  „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentacji aplikacyjnej na wolne stanowisko urzędnicze – Inspektor w obszarze ds. Administracyjno-Organizacyjnych – przez Warszawskie Centrum Integracji „Integracyjna Warszawa”, w zakresie wykraczającym poza dane niezbędne, określone w ogłoszeniu o naborze, w celu przeprowadzania naboru na wolne stanowisko”.
• Oświadczenie o treści „Oświadczam, ze zapoznałem się z Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych zamieszczoną w ogłoszeniu o naborze” – własnoręcznie podpisane.