Młodszy specjalista/Młodsza specjalistka

Warunki pracy

nietypowe godziny pracy (w tym dyżury), krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe, zagrożenie korupcją, permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach. Stres związany z wysokością kwot i charakterem dysponowanych środków, stres związany z terminową realizacją zadań, stres obsługi klienta.

Kontakty zewnętrzne:

kilka razy dziennie: kontakty telefoniczne z jednostkami samorządu terytorialnego, jednostkami budżetowymi, wydziałami ŁUW merytorycznie odpowiedzialnymi celem prowadzenia uzgodnień roboczych,

kilka razy w tygodniu: wymagana jest umiejętność konsultacji kwestii drażliwych,  kontakty telefoniczne z jednostkami nie zaliczanymi do sektora finansów publicznych, celem prowadzenia uzgodnień roboczych, kontakty telefoniczne z dysponentami merytorycznie odpowiedzialnymi w zakresie przekazywanych zapotrzebowań finansowych. Wymagana jest umiejętność konsultacji negocjacji w przypadku kwestii spornych

kilka razy w miesiącu: kontakty telefoniczne z Ministerstwem resortowym, celem pozyskania informacji dotyczących środków budżetowych. Wymagana jest umiejętność argumentowania oraz przekazywania informacji w sposób jasny i precyzyjny

kilka razy w roku: kontakty z Narodowym Bankiem Polskim o/o w Łodzi oraz Najwyższą Izbą Kontroli w celu udzielenia informacji w zakresie skomplikowanych zagadnień finansowych.

inne: długotrwała praca przy komputerze, wymuszona pozycja ciała, praca w godzinach nadliczbowych; istnieją bariery architektoniczne w zakresie poruszania się po budynku - utrudniony dostęp dla osób z niepełnosprawnością poruszających się na wózkach.

Zakres zadań

• weryfikacja formalno - rachunkowa dowodów księgowych i dokumentacji finansowej wraz z obsługą procesów finansowych w zakresie uruchamiania środków finansowych z budżetu państwa i państwowych funduszy celowych. Prowadzenie kompleksowej weryfikacji formalno-rachunkowej dowodów księgowych oraz dokumentacji finansowej pod kątem ich pełnej zgodności z przepisami prawa i klasyfikacją budżetową. Zadanie polega na analitycznym procesowaniu i opiniowaniu zapotrzebowań finansowych warunkujących terminowe uruchomienie środków w formie dotacji celowych dla podmiotów z sektora finansów publicznych i jednostek spoza tego sektora, a także środków finansowych z państwowych funduszy celowych. Szczególny nadzór sprawowany jest nad właściwą alokacją środków. Proces ten obejmuje stałe monitorowanie celowości wydatków oraz badanie spójności wnioskowanych wydatków z planem finansowym Wojewody Łódzkiego i obowiązującymi limitami, co gwarantuje legalność i rzetelność wydatkowania środków publicznych
• obsługa finansowa dyspozycji płatniczych oraz systemowe zarządzanie przepływami środków budżetowych i pozabudżetowych. Kompleksowe zarządzanie procesem płatniczym poprzez generowanie, weryfikację i autoryzację zleceń w systemach bankowości elektronicznej, co zapewnia terminową realizację wydatków dysponenta. Zadanie obejmuje procesowanie płatności z budżetu państwa, budżetu środków europejskich oraz państwowych funduszy celowych, ze szczególnym uwzględnieniem specyficznych reżimów wydatkowania właściwych dla funduszy obsługiwanych przez BGK. Realizacja transferów pieniężnych, w tym obsługa płatności masowych dla jednostek samorządu terytorialnego i innych beneficjentów, poprzedzona jest każdorazowo rygorystyczną kontrolą limitów wydatków oraz weryfikacją zgodności zleceń płatniczych z planem finansowym. Proces ten gwarantuje poprawność formalną i rachunkową przekazywanych środków oraz pełną zgodność z obowiązującymi harmonogramami płatności
• zarządzanie płynnością finansową oraz monitorowanie stanów środków finansowych na rachunkach bankowych Wojewody Łódzkiego. Prowadzenie bieżącego nadzoru nad płynnością finansową poprzez systematyczne monitorowanie sald oraz operacji na rachunkach bankowych prowadzonych w NBP i BGK, w celu zapewnienia ciągłości finansowania zadań statutowych Wojewody. Zadanie realizowane jest poprzez ciągłą analizę dostępnych limitów oraz uzgadnianie ich z planowanymi wydatkami i zapotrzebowaniami, co eliminuje ryzyko niedoborów środków finansowych w każdym dniu operacyjnym. Proces obejmuje zarządzanie różnymi źródłami finansowania, w tym środkami z budżetu państwa, środkami z budżetu UE oraz państwowymi funduszami celowymi. Działania kończy weryfikacja wyciągów bankowych oraz kontrola pełnej zgodności operacji finansowych z ewidencją księgową i wydanymi dyspozycjami płatniczymi, co zapewnia integralność i bezpieczeństwo obrotu środkami publicznymi
• prowadzenie zaawansowanej analityki finansowej oraz modelowanie danych budżetowych części 85/10 – województwo łódzkie z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych z automatyzacją procesów (VBA/Makra) oraz narzędzi Business Intelligence (Power BI) do agregowania danych z różnych źródeł, obsługa procesów realizowanych za pośrednictwem robotów UIpath, tworzenie raportów zarządczych, wizualizacji wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w zakresie wydatków i dochodów budżetu państwa. 3 Zadanie realizowane jest poprzez samodzielne tworzenie interaktywnych dashboardów w środowisku Power BI, co pozwala na wielowymiarową analizę wykonania budżetu oraz integrację danych pochodzących z różnych systemów sprawozdawczych i platform resortowych. Proces ten obejmuje monitorowanie wskaźników efektywności zadań publicznych oraz przygotowywanie cyklicznych i doraźnych raportów zarządczych na potrzeby Wojewody Łódzkiego, Ministerstwa Finansów oraz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z uwzględnieniem pełnej spójności, terminowości i wiarygodność przekazywanych danych finansowych
• systematyczne prowadzenie i monitorowanie ewidencji wydatków w układzie zadaniowym, obejmujące przypisywanie środków do konkretnych funkcji, zadań, podzadań i działań oraz stopnia realizacji celów i mierników. Zadanie polega na sprawdzaniu, czy faktycznie poniesione wydatki są zgodne z zaplanowanymi zadaniami i podzadaniami oraz na kontrolowaniu stopnia realizacji wyznaczonych wskaźników. Pracownik pilnuje, aby dane w układzie zadaniowym pokrywały się z ewidencją księgową i w razie potrzeby przygotowuje zestawienia informujące o poziomie wykorzystania środków w tym systemie
• przygotowywanie korespondencji, opinii oraz wytycznych dotyczących operacji finansowo księgowych realizowanych w ramach budżetu Wojewody Łódzkiego. Bieżące przygotowywanie pism i dokumentacji niezbędnej do prawidłowego obiegu środków budżetowych oraz udzielanie wyjaśnień i instrukcji dotyczących rozliczania dotacji. Zadanie obejmuje bezpośrednią współpracę z gminami, powiatami oraz wydziałami merytorycznymi Urzędu w celu uzgadniania zapotrzebowań i rozliczeń finansowych. Pracownik przygotowuje dane i odpowiedzi na zapytania z Ministerstwa Finansów, MSWiA, MRiPS oraz organów kontrolnych, dbając o spójność informacji o wydatkach i dochodach w ramach realizowanego budżetu
• opracowywanie procedur dotyczących realizacji budżetu Wojewody Łódzkiego oraz instrukcji technicznych dla pracowników wydziału wspierających realizację budżetu. Przygotowywanie praktycznych instrukcji i wytycznych dotyczących obsługi systemów informatycznych oraz narzędzi analitycznych wykorzystywanych w Oddziale. Zadanie obejmuje tworzenie procedur usprawniających obieg dokumentów finansowych oraz opracowywanie instrukcji stanowiskowych dla użytkowników arkuszy kalkulacyjnych z makrami i dashboardów analitycznych. Pracownik dba o to, aby procesy związane z wprowadzaniem danych do systemów dziedzinowych i aplikacji webowych były ujednolicone, co zapewnia spójność i poprawność raportowania budżetowego.

Wymagania niezbędne

• kompetencje cyfrowe i analityczne: zaawansowana inżynieria danych: biegłość w budowaniu złożonych arkuszy kalkulacyjnych (Excel z wykorzystaniem makr/VBA) Analityka Business Intelligence: Umiejętność pracy z narzędziami do wizualizacji danych (Power BI). Kompetencje społeczne: precyzja i odpowiedzialność: Wysoka dbałość o szczegóły w procesowaniu operacji finansowych oraz terminowość w raportowaniu budżetowym. Myślenie procesowe i samodzielność: Umiejętność diagnozowania błędów w danych finansowych i samodzielnego poszukiwania rozwiązań analitycznych. Komunikacja ekspercka: Zdolność do przejrzystego prezentowania wyników analiz finansowych osobom decyzyjnym. Znajomość finansów publicznych: znajomość przepisów ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz rozporządzeń wykonawczych dotyczących sprawozdawczości i klasyfikacji budżetowej. Zasady finansowania zadań administracji rządowej: praktyczna wiedza z zakresu mechanizmów dotowania jednostek sektora finansów publicznych (JST) oraz organizacji pozarządowych (NGO), a także zasad prowadzenia gospodarki finansowej przez państwowe jednostki budżetowe. Interpretacja aktów prawnych.
• umiejętność sprawnego korzystania z systemów informacji prawnej (np. LEX, Legalis) oraz Internetowego Systemu Aktów Prawnych (ISAP).
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• obsługi dedykowanych systemów budżetowych i bankowych: szkolenia z zakresu operowania w Informatycznym Systemie Obsługi Budżetu Państwa (TREZOR) oraz systemach bankowości elektronicznej (NBE, w tym procedury awaryjne DRAW). Rachunkowości i finansów publicznych: szkolenia z zakresu rachunkowości budżetowej, sprawozdawczości oraz obsługi merytorycznej aplikacji resortowych.
• obsługa ekosystemu budżetowego: sprawność w poruszaniu się w systemach resortowych (TREZOR, NBE) oraz systemach klasy FK
• Doświadczenie: praca /staż w jednostkach sektora finansów publicznych, w obszarze planowania, realizacji lub sprawozdawczości budżetowej, bądź w pracy biurowej wymagającej przeprowadzania zaawansowanej analizy danych.