Młodszy Specjalista w Biurze Administracji

Opis stanowiska

• Segregowanie i rozkładanie prasy papierowej i przydzielanie do komórek organizacyjnych;
• Obsługa korespondencji przychodzącej na ogólnodostępne adresy e-maili i e-Puap;
• Obsługa poczty wychodzącej, przyjmowanie przesyłek od komórek organizacyjnych, przygotowywanie tabel pocztowych, rejestrowanie zwrotek itp.;
• Spedycja korespondencji wychodzącej (kurier, poczta, kierowca itp.) w tym optymalizacja kosztów i terminów dostaw;
• Bieżąca współpraca z usługodawcami pocztowymi i firmą obsługującą PARP m.in. w zakresie odbioru korespondencji wychodzącej i przekazywania jej do placówki nadawczej;
• Przygotowywanie zestawień i statystyk;
• Udzielanie podstawowych informacji pracownikom PARP z zakresu wykonywanych zadań;
• Prowadzenie spraw związanych z obsługą korespondencji przychodzącej:
  • oznakowanie, skanowanie, rejestrowanie i przekazanie korespondencji przychodzącej w tym zwrotnych potwierdzeń odbioru w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją;
  • przekazywanie przesyłek papierowych do właściwych komórek organizacyjnych lub do składu chronologicznego;
• Prowadzenie składu chronologicznego w tym wypożyczanie i zwrot dokumentów.

Wymagania

Wymagania konieczne:

• Wykształcenie minimum średnie;
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego w piśmie i w mowie.

Dodatkowo (wymagania pożądane):

• Znajomość zagadnień z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów;
• Umiejętność obsługi e-Puap;
• Podstawowa znajomość języka angielskiego;
• Bardzo dobra organizacja pracy.