Pracownik w Wydziale Administracyjnym

Opis stanowiska

Wymiar etatu: 1 etat

Liczba stanowisk pracy: 1 stanowisko

Miejsce wykonywania pracy: Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą, Warszawa, ul. Kielecka 43

Warunki pracy:

• Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
  • praca administracyjno-biurowa,
• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
  • stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym, obsługa urządzeń biurowych, w tym komputera z monitorem ekranowym,
  • bariery architektoniczne: brak wind, podjazdów.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem przez Dyrektora Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą pełnomocnictw dla Dyrektora ZS w Atenach i Kierowników Szkół Polskich do zawierania / rozwiązywania umów, porozumień, aneksów związanych z funkcjonowaniem szkół za granicą (z wyjątkiem umów o pracę), a w szczególności:
  • kontrolowanie terminów umów,
  • przygotowywanie i weryfikacja dokumentacji niezbędnej do udzielenia pełnomocnictwa,
  • przekazywanie dokumentacji, o której mowa powyżej do ustaleń międzywydziałowych oraz koordynacja procesu tych ustaleń,
  • przygotowywanie pełnomocnictw,
  • kompletowanie i ewidencja elektroniczna dokumentacji związanej z udzieleniem pełnomocnictwa.
• Prowadzenie spraw związanych w zaopatrywaniem Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą w tym także szkół za granicą i szkół im. KEN w druki szkolne i akcydensowe, a w szczególności:
  • kompletowanie zamówień,
  • zamawianie druków szkolnych i akcydensowych,
  • przygotowywanie przesyłek do szkół zgodnie z przesłanymi przez nie zamówieniami,
  • prowadzenie ewidencji przekazanych druków szkolnych i akcydensowych.
• Opracowywanie i przeprowadzenie postępowań związanych z wyborem wykonawców dostaw, usług i robót budowalnych, do których nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zgodnie z procedurami opisanymi w regulaminie udzielania zamówień publicznych i przepisach o zamówieniach publicznych.
• Dbałość o stan techniczny samochodu służbowego, a w szczególności naprawy, przeglądy, wymiana opon, tankowanie.
• Prowadzenie bieżących spraw gospodarczo – zaopatrzeniowych Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą, a w szczególności sporządzanie zamówień, przyjmowanie dostaw, zaopatrywanie w środki czystości, materiały biurowe, tonery i materiały eksploatacyjne, wyrabianie i ewidencjonowanie pieczątek, kluczy.
• Prowadzenie spraw związanych z ewidencją i gospodarowaniem majątkiem Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą w tym w szczególności:
  • prowadzenie i aktualizowanie ewidencji majątku Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą w programie Lupine Inwentaryzacja,
  • prowadzenie zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi i instrukcjami wewnętrznymi obowiązującymi w Ośrodku Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą:
    • kart inwentarzowych pomieszczenia,
    • kart wyposażenia indywidualnego.
  • prowadzenie spraw związanych z kradzieżami majątku i wyposażenia Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą.
• Przygotowywanie stanowisk pracy.
• Zgłaszanie na bieżąco wszelkich awarii i usterek w budynku Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą oraz nadzór nad ich usuwaniem.
• Koordynowanie i dokonywanie drobnych czynności konserwatorskich.
• Nadzór nad realizacją budżetu w zakresie wykonywanych zadań.
• Nadzór nad realizacją umów związanych z administracyjnym funkcjonowaniem Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą.
• Gromadzenie, porządkowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z zakresem wykonywanych obowiązków.
• Archiwizacja dokumentów w ramach prowadzonych spraw.

Wymagania

Wymagania niezbędne:

• wykształcenie minimum średnie,
• prawo jazdy kategorii B,
• biegła znajomość pakietu MsOffice

Wymagania dodatkowe:

• samodzielność,
• znajomość poprawnej polszczyzny,
• umiejętność redagowania pism,
• doświadczenie w pracy administracyjnej będzie dodatkowym atutem,
• znajomość programu Lupine Inwentaryzacja będzie dodatkowym atutem,
• umiejętność samodzielnego zdobywania i aktualizowania zdobytej wiedzy w zakresie wykonywanych obowiązków,
• umiejętność organizacji pracy własnej,
• dokładność, odpowiedzialność, terminowość w wykonywaniu zadań.

Dokumenty wymagane przy składaniu wniosku:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• curriculum vitae i list motywacyjny;
• oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji o treści:
  „Zapoznałe/am się z treścią klauzuli informacyjnej zawartej w treści ogłoszenia o pracę. Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą z siedzibą w Warszawie, ul. Kielecka 43 moich danych osobowych wskazanych w CV oraz załączonych dokumentach aplikacyjnych, w tym danych wrażliwych, w dostarczonych przeze mnie dokumentach na potrzeby obecnego procesu rekrutacji."
• oświadczenia:
  - posiadam pełną zdolność do czynności prawnych i korzystam z praw publicznych;
  - nie toczy się przeciwko mnie postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne;
  - nie byłem/am skazany/a prawomocnym wyrokiem za umyślnie przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
• kopie dokumentów potwierdzających staż pracy.
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – w przypadku kandydatów, którzy zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatów.