Referendarz

Warunki pracy

- praca przy komputerze pow. 4 godzin dziennie,

- kontakt z klientem zewnętrznym,

- budynek dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• ma następujące zadania:
• Przyjmowanie oraz rejestrowanie korespondencji wpływającej do sekretariatu oraz rozsyłanie jej zgodnie z dekretacją w celu zapewnienia właściwego obiegu korespondencji, w szczególności: pism, faktur VAT, ofert, zapotrzebowań, nadzorowanie obiegu korespondencji w tym przedkładanie do podpisu;
• Prowadzenie kalendarza spotkań oraz czynności terminowych, umawianie spotkań oraz prowadzenie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia realizacji zobowiązań terminowych, udzielanie ogólnych informacji interesantom dotyczących zakresu działania Biura,
• Sporządzanie dokumentacji kancelaryjno-biurowej, w szczególności redagowanie pism zleconych, notatek i informacji, komunikatów do intranetu, zapotrzebowań w zakresie działania Biura;
• Obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
• Redagowanie projektów pism w zakresie odpowiedzi zbiorczej na podstawie informacji uzyskanych z komórek wewnętrznych Biura, na polecenie Dyrektora Biura;
• Archiwizacja dokumentów;
• Monitorowanie stanu zaopatrzenia biura w artykuły spożywcze i biurowe, składanie zapotrzebowania na uzupełnienie w przypadku ich wyczerpania.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność obsługi pakietu MS Office, znajomość przepisów o ochronie danych osobowych, znajomość podstaw archiwizacji i ogólnych zasad pracy kancelaryjnej
• Doskonalenie zawodowe, Identyfikacja z misją urzędu, Komunikacja, Otwartość na zmiany, Pozytywne podejście do klienta, Radzenie sobie z presją, Umiejętność współpracy, Zorientowanie na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs sekretarki/sekretarza)
• Znajomość struktur i zasad funkcjonowania administracji publicznej