Referent / Specjalista w Wydziale Administracyjnym

Opis stanowiska

Warunki pracy:

• Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
  • praca administracyjno-biurowa wykonywana w pozycji siedzącej,
  • praca w kabinie samochodu osobowego,
  • praca w ruchu.
• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
  • stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym, obsługa urządzeń biurowych, w tym komputera z monitorem ekranowym,
  • zagrożenia związane z: długim pozostawaniem w pozycji siedzącej, drganiami, zmiennymi warunkami klimatycznymi w kabinie i na zewnątrz pojazdu, ruchem drogowym oraz uciążliwościami wywołanymi hałasem ulicznym, jazdą w „korkach” miejskich i  narażeniem na spaliny samochodowe,
  • bariery architektoniczne: brak

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzenie zgodnie z procedurami wewnętrznymi Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą postępowań mających na celu wyłonienie wykonawców usług i dostaw w  szczególności z zakresu mediów i zaopatrzenia.
• Prowadzenie spraw związanych w zaopatrywaniem Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą w tym także szkół polskich i szkół im. KEN w druki szkolne i akcydensowe, a w szczególności:
  • kompletowanie zamówień,
  • zamawianie druków szkolnych i akcydensowych,
  • przygotowywanie przesyłek do szkół zgodnie z przesłanymi przez nie zamówieniami,
  • prowadzenie ewidencji przekazanych druków szkolnych i akcydensowych.
• Prowadzenie bieżących spraw gospodarczo – zaopatrzeniowych Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą, a w szczególności zaopatrywanie w środki czystości, materiały biurowe, tonery i materiały eksploatacyjne, artykuły gospodarcze, drobne wyposażenie, wyrabianie i  ewidencjonowanie pieczątek, wizytówek.
• Dokonywanie bieżących zakupów z zachowaniem procedur obowiązujących w Ośrodku Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą.
• Przygotowanie stanowisk pracy.
• Udział w organizacji i nadzorze nad sprawnym przebiegiem wydarzeń i konferencji realizowanych przez Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą.
• Przygotowanie do wysyłki korespondencji i paczek wydziału.
• Zgłaszanie na bieżąco wszelkich awarii i usterek w budynku Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za  Granicą oraz nadzór nad ich usuwaniem.
• Nadzór nad realizacją umów związanych z administracyjnym funkcjonowaniem Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą.
• Przewożenie samochodem osobowym osób, dokumentów i przedmiotów, a w szczególności:
  • załadunek i wyładunek przewożonych przedmiotów jak np. podręczników, pomocy dydaktycznych, materiałów szkoleniowych, itp.,
  • kierowanie przydzielonym pojazdem osobowym zgodnie z prawem ruchu drogowego, przepisami bhp i ppoż,
  • prawidłowe zabezpieczenie pojazdów podczas postoju i garażowania,
  • ewidencjonowanie przejazdów samochodów służbowych na kartach drogowych w zakresie przebiegu pojazdu i ilości tankowanego paliwa.
• Dbałość o stan techniczny samochodów, a w szczególności: naprawy, przeglądy, tankowanie, zmiana opon, dbałość o czystość pojazdu.
• Gromadzenie, porządkowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z zakresem wykonywanych obowiązków.
• Archiwizacja dokumentów w ramach prowadzonych spraw.

Wymagania

Wymagania niezbędne:

• wykształcenie minimum średnie,
• staż pracy minimum 2 lata dla osób posiadających wykształcenie wyższe oraz minimum 5 lat dla osób posiadających wykształcenie średnie,
• prawo jazdy kategorii B,
• umiejętność sprawnego i płynnego prowadzenia samochodu po terenie dużego miasta,
• biegła znajomość pakietu Ms Office.

Wymagania dodatkowe:

• samodzielność,
• znajomość poprawnej polszczyzny,
• doświadczenie w pracy administracyjnej będzie dodatkowym atutem,
• umiejętność organizacji pracy własnej,
• podzielność uwagi,
• dokładność, odpowiedzialność, terminowość w wykonywaniu zadań.

Dokumenty wymagane przy składaniu aplikacji:

• curriculum vitae zawierające informacje o wykształceniu, stażu pracy oraz dane kontaktowe;
• list motywacyjny;
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Dokumenty należy składać do dnia 17 lutego 2023 roku włącznie (do godziny 16:00),osobiście lub pocztą (liczy się data wpływu) na adres:

Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą

02-675 Warszawa, ul. Wołoska 5 

z dopiskiem: Rekrutacja referent/specjalista WA

lub za pomocą przycisku aplikacyjnego.

Informacje dodatkowe:

• Aplikacje złożone po terminie zostaną odrzucone;
• Nadesłane aplikacje, z wyjątkiem aplikacji wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone;
• Osoba zaproszona na rozmowę kwalifikacyjną zobowiązana jest do przedstawienia dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz świadectwa pracy potwierdzające wymagany staż pracy;
• Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerami telefonów: +48 22 390 37 08.