Komenda Główna Straży Granicznej w Warszawie
Komendant Główny Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

Sekretarz/Sekretarka

Miejsce pracy: Warszawa

Ogłoszenie o naborze Nr 161485

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

praca samodzielna biurowo-administracyjna,
praca w siedzibie urzędu,
obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

praca w pomieszczeniu biurowym,
stałe godziny pracy (8.15 - 16.15),
stanowisko pracy sekretarza zlokalizowane jest na III piętrze budynku,
dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych, jednakże są ograniczenia w swobodnym przemieszczaniu się ze względu na występowanie drzwi z samozamykaczami na korytarzach,
pomieszczenia higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych,
brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, winda,
praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.,
narzędzia i materiały do pracy: komputer, drukarka, kserokopiarka, faks, niszczarka, skaner.

Zakres zadań

Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracy Biura w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pracowników Biura
Obsługuje elektroniczny system obiegu dokumentów EZD, obsługuje skrzynkę mailową Biura, przyjmuje korespondencję z kancelarii jawnej i przekazuje ją do dyrektora oraz zastępcy dyrektora Biura, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
Przyjmuje rozmowy telefoniczne, prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje o terminach załatwiania spraw w Biurze w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pracowników Biura,
Odbiera, rejestruje oraz wysyła korespondencję w systemie elektronicznym EZD, odbiera korespondencję wchodzącą do Biura poprzez system EPUAP, przekazuje ww. korespondencję do dyrektora, naczelników komórek organizacyjnych Biura oraz wykonawców merytorycznych, udziela odpowiedzi podmiotom zewnętrznym poprzez system EPUAP w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Biurze,
Przygotowuje i obsługuje organizacyjnie spotkania z interesantami i gośćmi w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora oraz pracowników Biura
Dokonuje zakupy w ramach przyznanego funduszu reprezentacyjnego Dyrektora i jego Zastępcy w celu zapewnienia poczęstunków dla gości,
Archiwizuje i przekazuje akta spraw Dyrektora Biura do Kancelarii jawnej w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Biurze.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
Komunikatywność, kreatywność
Dyspozycyjność
Umiejętność pracy w zespole
Odporność na stres
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

Obsługa urządzeń biurowych
Język angielski, niemiecki: poziom komunikatywny
Obsługa poczty elektronicznej

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Oświadczenie kandydata, że w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. nie pracowałam/łem, nie pełniłam/łem służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłam/łem współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. (Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później);
Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracyKopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego w pracy biurowej.Kopie innych dokumentów potwierdzających posiadane przydatne kwalifikacje (świadectwa pracy, uprawnienia, referencje)Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym (certyfikat lub inny dokument wskazujący na poziom znajomości języka obcego) lub oświadczenie kandydata o poziomie znajomości języka obcego

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2026-03-21 Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:
Biuro Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Straży Granicznej
Al. Niepodległości 100
02-585 Warszawa
z dopiskiem „oferta pracy – "sekretarz ds. obsługi sekretarskiej" BZD KGSG oraz numer ogłoszenia

Dane osobowe - klauzula informacyjna:

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego:
Kontakt do inspektora ochrony danych:
Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
Informacje o odbiorcach danych:
Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. prawo do usunięcia danych osobowych;
  - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podstawa prawna przetwarzania danych:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane