Sekretarz/Sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca samodzielna biurowo-administracyjna,
  
• praca w siedzibie urzędu,
  
• obsługa klientów zewnętrznych.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w pomieszczeniu biurowym,
  
• stałe godziny pracy (8.15 - 16.15),
  
• stanowisko pracy sekretarza zlokalizowane jest na III piętrze budynku,
  
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
  
• budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych, jednakże są ograniczenia w swobodnym przemieszczaniu się ze względu na występowanie drzwi z samozamykaczami na korytarzach,
  
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, winda,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.,
  
• narzędzia i materiały do pracy: komputer, drukarka, kserokopiarka, faks, niszczarka, skaner.
  

Zakres zadań

• Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracy Biura w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pracowników Biura
• Obsługuje elektroniczny system obiegu dokumentów EZD, obsługuje skrzynkę mailową Biura, przyjmuje korespondencję z kancelarii jawnej i przekazuje ją do dyrektora oraz zastępcy dyrektora Biura, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• Przyjmuje rozmowy telefoniczne, prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje o terminach załatwiania spraw w Biurze w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pracowników Biura,
• Odbiera, rejestruje oraz wysyła korespondencję w systemie elektronicznym EZD, odbiera korespondencję wchodzącą do Biura poprzez system EPUAP, przekazuje ww. korespondencję do dyrektora, naczelników komórek organizacyjnych Biura oraz wykonawców merytorycznych, udziela odpowiedzi podmiotom zewnętrznym poprzez system EPUAP w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Biurze,
• Przygotowuje i obsługuje organizacyjnie spotkania z interesantami i gośćmi w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora oraz pracowników Biura
• Dokonuje zakupy w ramach przyznanego funduszu reprezentacyjnego Dyrektora i jego Zastępcy w celu zapewnienia poczęstunków dla gości,
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw Dyrektora Biura do Kancelarii jawnej w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Biurze.

Wymagania niezbędne

• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Komunikatywność, kreatywność
• Dyspozycyjność
• Umiejętność pracy w zespole
• Odporność na stres
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Obsługa urządzeń biurowych
• Język angielski, niemiecki: poziom komunikatywny
• Obsługa poczty elektronicznej