Sekretarz

Warunki pracy

Budynek:

• 
  
• na zewnątrz: podjazd dla wózków inwalidzkich
  
• wewnątrz: winda, ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich, brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich  
  

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• obsługa urządzeń biurowych
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych - obsługa interesantów i osób spoza Urzędu zgłaszających się do dyrektora Departamentu oraz jego zastępców i osób z Kierownictwa Departamentu
  

Zakres zadań

• Zapewnia wsparcie w realizacji czynności związanych z właściwymi warunkami pracy Kierownictwa Departamentu w tym: - prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawianie, dokonywanie zmian terminów lub odwoływanie wcześniej zaplanowanych spotkań i wizyt), - przyjmuje interesantów wewnętrznych i zewnętrznych w tym przyprowadza i odprowadza interesantów, - wykonuje połączenia telefoniczne (także w języku angielskim), - opracowuje projekty punktów do decyzji dyrektora oraz archiwizuje decyzje dyrektora Departamentu, - organizuje odprawy, narady i spotkania dla Kierownictwa Departamentu, w tym przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się spotkania, - przekazuje pracownikom cywilnym i żołnierzom komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne, - obsługuje pocztę elektroniczną, zamyka pisma w systemie informatycznym oraz przekazuje wersje papierowe dokumentów do właściwych kancelarii w celu ich zarchiwizowania.
• Przekazuje komórce odpowiedzialnej w Departamencie za obsługę administracyjną pracowników i żołnierzy Deparatmentu informacje dotyczące udziału Kierownictwa Departamentu w przedwsięwzięciach służbowych oraz związanych z korzystaniem z uprawnień urlopowych, celem ujęcia w dokumentacji wydawanej dla celów ewidencyjno-porządkowych oraz sporządzania i wydawania poleceń wyjazdów służbowych, a także innych dokumentów podróży dla Kierownictwa Departamentu w tym związanych z dokonaniem rezerwacji hoteli oraz biletów kolejowych i lotniczych.
• Dysponuje pojazdem służbowym dyrektora Departamentu, sporządza zapotrzebowanie na prasę krajową i zagraniczną oraz dokonuje jej rozdziału.
• Gospodaruje sprzętem znajdującym się w pomieszczeniach sekretariatu i pomieszczeniach Kierownictwa Departamentu, dba o czystość i porządek w sekretariacie, estetykę w pomieszczeniach przynależnych poprzez koordynowanie pracy personelu pomocniczego (sprzątającego).
• Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych Kierownictwa Departamentu oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym - B1
• Znajomość ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość zarządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej
• Znajomość zasad savoir vivre'u
• Znajomość zasad etyki w służbie cywilnej
• Znajomość struktury organizacyjnej MON
• Umiejętność: organizacja pracy własnej
• Umiejętność: współpraca z innymi
• Umiejętność: orientacja na klienta
• Umiejętność: komunikacja, w tym komunikacja pisemna
• Umiejętność: radzenie sobie ze stresem
• Spełnienie wymogu określonego w ustawie o służbie cywilnej dotyczącego zakazu zatrudniania w służbie cywilnej osoby, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - osoba wybrana do zatrudnienia, jeśli urodziła się przed dniem 1 sierpnia 1972 r., będzie musiała złożyć Oświadczenie lustracyjne
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub wyrażanie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe