Sekretarz

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych, czynnościach koncepcyjnych.

Budynek jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo. W budynku zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych, drzwi wewnętrzne odpowiedniej szerokości oraz windy i łazienki dostosowane do osób poruszających się na wózku inwalidzkim. W budynku nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Zakres zadań

• prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających do Biura w ramach systemu EZD, w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej. Przyjmuje, rejestruje i rozdziela oraz przedkłada do dekretacji Dyrektora Generalnego, Dyrektora komórki organizacyjnej i zastępców korespondencję. Kompletuje i rozdziela dokumenty do podpisu Dyrektora Generalnego GDOŚ, Dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, a także dokumenty wewnątrz komórki organizacyjnej w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w GDOŚ
• przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne z Dyrektorem Generalnym GDOŚ, Dyrektorem komórki organizacyjnej i jego zastępcami. Prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje o terminach załatwiania spraw w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektorów i pracowników biura
• przygotowuje i obsługuje w zakresie organizacyjnym spotkania z pracownikami i interesantami, w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora Generalnego GDOŚ, Dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców. Prowadzi obsługę zaproszeń (linków) zdalnych videokonferencji dla pracowników Biura
• redaguje krótkie pisma na polecenie Dyrektora Generalnego GDOŚ, Dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców w celu wsparcia ich bieżącej pracy
• zaopatruje w materiały biurowe sekretariat oraz gabinety Dyrektora Generalnego GDOŚ, Dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców w celu wsparcia ich bieżącej pracy
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne oraz pilnuje terminowego załatwiania spraw zleconych pracownikom Biura przez Dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców
• prowadzi ewidencję wyjść prywatnych i służbowych oraz listy obecności pracowników Biura. Prowadzi rejestr delegacji służbowych kierownictwa Urzędu oraz pracowników komórki organizacyjnej. Przygotowuje analizę wykonywania pracy zdalnej pracowników komórki organizacyjnej
• realizuje i wykonuje inne zadania zlecane przez Dyrektora Generalnego GDOŚ, Dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość języka angielskiego - na poziomie średnim A2
• komunikatywność
• wysoka kultura osobista i życzliwość
• umiejętność organizacji pracy własnej
• umiejętność zarządzania czasem
• umiejętność współpracy z innymi pracownikami
• umiejętność pozyskiwania i przekazywania informacji
• umiejętność redagowania korespondencji
• asertywność
• umiejętność obsługi programów biurowych oraz urządzeń
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego - na poziomie zaawansowanym (B2)
• znajomość zagadnień związanych z działalnością GDOŚ (ogólne wiadomości)
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość obsługi EZD