Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. : obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzenie kontroli w innych urzędach
   

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego


• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym,


• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru


• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami

Zakres zadań

• Prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających EZD oraz kompletuje i przedkłada korespondencję do podpisu/dekretacji Kierownictwa Departamentu, jak również monitoruje terminowość załatwiania wskazanych spraw
• Przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu
• Redaguje pisma na polecenie Dyrektora Departamentu w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pracowników Departamentu
• Prowadzi ewidencję konferencji prasowych i wypowiedzi Kierownictwa MRiRW do mediów
• Sporządza listy obecności pracowników Departamentu, w tym prowadzi ewidencję nieobecności w pracy oraz prowadzi rejestr wyjść służbowych i prywatnych pracowników departamentu
• Realizuje zadania związane z zamówieniami i zakupami na potrzeby Departamentu, obsługuje sprzęt biurowy i nadzoruje jego właściwą eksploatację
• Odbiera i wykonuje połączenia telefoniczne zgodnie z poleceniami Dyrektora Departamentu, przekazuje rozmowy telefoniczne interesantów do pracowników według kompetencji

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• znajomość obsługi systemu kancelaryjnego EZD
• znajomość obsługi pakietu office
• znajomość obsługi urządzeń biurowych
• znajomość organizacji i funkcjonowania organów administracji publicznej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• 6-miesięczne doświadczenie w zakresie obsługi sekretariatu
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość prawa prasowego
• wiedza z zakresu Public Relations