Sekretarz

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, oświetlenie naturalne i sztuczne.

Wejście do budynku „A" i „D" jest przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością, mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

W budynkach nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Zakres zadań

• odbiera pocztę elektroniczną, ewidencjonuje (korespondencję przychodzącą i wychodzącą) oraz przekazuje korespondencję właściwym pracownikom, zgodnie z dekretacją, w celu zapewnienia właściwego obiegu korespondencji, zgodnie z obowiązującymi zasadami
• przekazuje właściwym pracownikom przeznaczone dla nich informacje i polecenia służbowe wydawane przez Dyrektora CEZAR oraz przekazuje do Dyrektora CEZAR informacje od pracowników
• przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne
• prowadzi kalendarz spotkań Dyrektora CEZAR oraz uczestniczy w ich organizowaniu (pilnuje terminów, zawiadamia uczestników, rezerwuje sale, zgłasza gości w recepcji, obsługuje spotkania itp.)
• zgłasza zapotrzebowanie na materiały biurowe i inne materiały czy środki oraz dba o ich uzupełnianie i rozliczanie oraz utrzymanie ich w odpowiednim stanie
• dba o dokumentację a także przygotowuje projekty pism
• przygotowuje dokumenty i inne zlecone sprawy związane z wyjazdami służbowymi Dyrektora CEZAR oraz z przyjmuje gości

Wymagania niezbędne

• umiejętność obsługi urządzeń biurowych (faks, komputer, niszczarka, kserokopiarka)
• dobra znajomość pakietu MS Office
• umiejętność dobrej organizowania pracy własnej
• umiejętność współpracy
• komunikatywność
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu prowadzenia sekretariatu
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• umiejętność obsługi programu dotyczącego elektronicznego obiegu dokumentów