Sekretarz

Warunki pracy

1. Charakter stanowiska:

• 
  
• duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych
  
• częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym
  

2. Sposób wykonywania zadań:

• 
  
• praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego
  
• wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentów, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia drabiny
  

W budynku znajdują się między innymi: udogodnienia dla osób niewidomych i słabowidzących - kontrastowe oznakowania, nadajniki systemu YourWay, oznakowania pomieszczeń ogólnodostępnych z możliwością głosowego odczytu, dla osób mających problemy ze słuchem  - przenośna pętla indukcyjna, można również skorzystać z usługi tłumacza polskiego języka migowego online.

Wejście do budynku oraz komunikacja pomiędzy kondygnacjami, odbywa się wyłącznie po schodach, brak udogodnień dla osób mających trudności w poruszaniu się, szczególnie dla osób poruszających się na wózkach.    

Zakres zadań

• Kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu Dyrektorowi oraz jego zastępcom w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Departamencie.
• Rejestruje w systemie informatycznym wpływającą i wychodzącą korespondencję, odbiera na bieżąco pocztę elektroniczną, sporządza propozycje dekretacji i przedkłada je do aprobaty Dyrektorowi Departamentu oraz jego zastępcom, a także sporządza standardowe pisma w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz wsparcia bieżącej pracy osób kierownictwa Departamentu.
• Planuje i organizuje terminarz spotkań, narad i wyjazdów oraz informuje o terminach załatwiania spraw w Departamencie w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora, jego zastępców oraz pracowników Departamentu.
• Prowadzi proces przekazywania spraw Departamentu do archiwum zakładowego, w tym przyjmuje od pracowników akta spraw zakończonych, sprawdza je pod kątem poprawności i kompletności i archiwizuje je w celu przekazania do archiwum zakładowego.
• Przekazuje informacje od Dyrektora i jego zastępców, współpracując w tym zakresie z obsługą sekretariatów pozostałych komórek organizacyjnych, udziela informacji, kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy Departamentu i WUG.
• Redaguje pisma na polecenie Dyrektora Departamentu i przepisuje projekty decyzji w oparciu o dokumenty przedłożone przez Dyrektora, jego zastępców lub pracowników Departamentu w celu wsparcia realizacji ich zadań.
• Współpracuje w procesie zaopatrzenia w materiały biurowe, w tym zamawia, przyjmuje, rozdziela materiały biurowe dla pracowników Departamentu w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.
• Kontroluje prawidłowość wniesionych opłat skarbowych oraz sporządza kwartalne sprawozdania w celu realizacji zadań ustawowych w tym zakresie.

Wymagania niezbędne

• Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
• Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Dobra znajomość zasad obiegu korespondencji w administracji publicznej
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
• Umiejętność obsługi komputera, w zakresie programu Office (Word, Excel)
• Umiejętność obsługi poczty elektronicznej i Internetu
• Skuteczna komunikacja
• Rzetelność i terminowość
• Umiejętność współpracy
• Organizacja pracy własnej
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeżeli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej