Specjalista ds. administracji - Recepcjonistka / recepcjonista
Miejsce pracy: Warszawa
Opis stanowiska:
- sprawna obsługa administracyjna biura w szczególności: obsługa telefoniczna biura, poczty przychodzącej i wychodzącej w ramach istniejących procedur, zamawianie wizytówek, pieczątek, koordynacja tłumaczeń
- zapewnienie prawidłowego przepływu korespondencji przychodzącej, w tym prowadzenie rejestru faktur, umów i dokumentacji Zarządu
- współprac z firmami kurierskimi (przygotowywanie listów przewozowych)
- organizacja spotkań dla Zarządu (przygotowanie sal, posiłków, rezerwacja sal itp.)
- organizacja wyjazdów służbowych menedżerów i Zarządu
- zapewnienie materiałów biurowych i innych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania biura na podstawie budżetu
- zapewnienie utrzymania czystości biura w tym monitorowanie funkcjonowania firmy sprzątającej
- współpraca z firmami zewnętrznymi m.in. serwis sprzątający, administracja budynku, IT
- rekomendowanie działań w ramach polityki podróży służbowych oraz optymalizowanie kosztów z tym związanych (m.in. polityka hotelowa, negocjacje warunków współpracy z korporacjami taxi itp.)
- odpowiada za sprawne funkcjonowanie firmowej floty samochodowej, w szczególności za prowadzenie dokumentacji, planowanie oraz realizację wymian samochodów zakup/sprzedaż aut, opracowanie na potrzeby firmy ubezpieczeń pojazdów, opracowanie na potrzeby przełożonych i innych działów cyklicznych raportów z obszaru floty
- współpraca ze stacjami obsługi i zakładami naprawczymi
- kontakt z Leasingodawcami, ubezpieczycielami, serwisami
- wsparcie Pracowników w rozwiązywaniu bieżących problemów z samochodami w ramach polityki samochodowej i obowiązujących procedur
Wymagania:
- doświadczenie na podobnym stanowisku tj. specjalisty ds. administracji i/lub recepcjonistki
- wykształcenie wyższe lub w trakcie ostatniego roku studiów
- biegła znajomość języka angielskiego i polskiego, w mowie i piśmie
- dokładność i skrupulatność
- samodzielność i bardzo dobra organizacja pracy (umiejętność realizacji kilku zadań równolegle)
- obowiązkowość i zaangażowanie w powierzone zadania
- wysoka kultura osobista
- umiejętność w budowaniu kontaktów i relacji
Oferujemy:
- ciekawą i pełną wyzwań pracę w międzynarodowej firmie będącej częścią Grupy Heinzel
- prywatną opiekę medyczną Medicover, ubezpieczenie na życie, kartę Multisport, bony świąteczne
- telefon służbowy
- możliwość rozwoju zawodowego
- atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do posiadanego doświadczenia i umiejętności