Specjalista ds. administracyjnych

• Wsparcie Kierownictwa NWG w realizacji projektu Nowej Wystawy Głównej poprzez wykonywanie prac administracyjnych związanych z funkcjonowaniem powołanego w tym celu Zespołu, m.in.:
  • sporządzanie, prowadzenie i ewidencjonowanie dokumentacji dotyczącej bieżących działań Zespołu, w tym tworzenie pism, umów, raportów i innych dokumentów formalnych,
  • prowadzenie dokumentacji dotyczącej planowania i sprawozdawczości oraz harmonogramu
    i budżetu,
  • katalogowanie i archiwizacja dokumentacji oraz wykonywanie innych bieżących prac administracyjnych.
• Wsparcie zespołu kuratorskiego oraz zespołu projektowego NWG w działaniach związanych
  z tworzeniem przestrzeni wystawienniczej, a także w opracowaniu dokumentacji niezbędnej do ich realizacji, w tym:
  • udział w przeprowadzeniu badania rynku pod kątem pozyskiwania i przygotowania do ekspozycji obiektów, dokumentów oraz materiałów ikonograficznych,
  • udział w przeprowadzeniu badania rynku i wstępnych kalkulacji rynkowych,
  • sporządzanie dokumentacji dotyczącej postępowań administracyjnych w tym: zapytań, umów i dokumentów formalnych związanych z działaniami Zespołu ds. NWG, w tym pozyskaniem materiałów ikonograficznych, obiektów wystawienniczych,
  • przygotowanie i kompletowanie we współpracy z Obsługą Prawną dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w tym postępowań przetargowych, zapytań ofertowych i innych postępowań administracyjnych,,
  • udział w wyborze firm zewnętrznych, negocjacjach oraz nadzorze nad realizacją powierzonych firmom zadań,
  • prowadzenie dokumentacji związanej z pozyskiwaniem szczegółowej i specjalistycznej informacji w ramach wstępnych konsultacji rynkowych,
  • współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Muzeum realizującymi zadania merytoryczne, inwestycyjne, konserwatorskie oraz prawno-finansowe na potrzeby projektu NWG,
  • uczestniczenie w spotkaniach dotyczących NWG oraz sporządzanie notatek z tych spotkań,
  • organizowanie prac związanych z przygotowywaniem i realizacją podróży studyjnych pracowników Zespołu ds. NWG,
• Uczestniczenie w krajowych i zagranicznych szkoleniach, konferencjach oraz projektach obejmujących tematykę związaną z działalnością Zespołu ds. NWG.
• Organizowanie prac związanych z przygotowaniem oraz realizacją spotkań grup roboczych
  i konsultacyjnych, sympozjów naukowych i konferencji upowszechniających stan realizacji NWG.
• Bieżące raportowanie do kierownika Zespołu ds. NWG.
• Prowadzenie samochodu służbowego dla celów służbowych.
• Wykonywanie na polecenie przełożonych innych czynności związanych z pracą Muzeum.

• wykształcenie wyższe (m.in. administracja),
• min. 3 lata doświadczenia w pracy w wymaganym zakresie,
• umiejętność przygotowania materiałów do dokumentacji przetargowej - znajomość procedur związanych z ustawą PZP,
• znajomość programów pakietu MS Office ze szczególnym uwzględnieniem MS Excel, MS Project
• umiejętność analitycznego myślenia, planowania,
• umiejętność pracy w zespole, skrupulatność, odpowiedzialność za powierzone zadania, konsekwencja w działaniu,
• umiejętność dobrej organizacji pracy własnej,
• praktyczna znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B1,
• prawo jazdy kat. B.
• wymagana biegła znajomość języka polskiego jako obcego (dotyczy cudzoziemców).

Umowa o pracę na czas określony

Wymiar czasu pracy: 1/1 etatu