Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

- praca przy komputerze pow. 4 godzin dziennie,

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych,

- budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzi sprawy z zakresu realizacji usług z obszaru pielęgnacji zieleni oraz prac ogrodniczych na terenach nieruchomości pozostających w dyspozycji Ministerstwa, w tym m.in.: nadzoruje realizację umowy, dokonuje rozliczeń i na bieżąco współpracuje z wykonawcą.
• Prowadzi sprawy z zakresu nabywania usług związanych z dezynsekcją, deratyzacją, dezynfekcją, w tym m.in: nadzoruje realizację umowy, dokonuje rozliczeń i na bieżąco współpracuje z wykonawcą.
• Prowadzi sprawy związane z wydawaniem zgód na wprowadzanie psów do budynków Ministerstwa.
• Zapewnia obsługę sekretariatu Biura, w tym zapewnia prawidłowy obieg dokumentów obejmujący: ewidencję w elektronicznym systemie korespondencji wpływającej do sekretariatu, przedkłada korespondencję dyrektorowi Biura do dekretacji i przekazuje korespondencję wychodzącą do Kancelarii Głównej celem dalszej ekspedycji, jak również dokonuje archiwizacji dokumentów.
• Przyjmuje interesantów i łączy rozmowy telefoniczne, w tym udziela informacji z zakresu działalności Biura, prowadzi terminarz dyrektora Biura, powiadamia o spotkaniach.
• Wykonuje czynności organizacyjne dotyczące funkcjonowania biura tj.: przekazuje komunikaty oraz ustalenia organizacyjne odpowiednim komórkom wewnętrznym, zapewnia zaopatrzenie pracowników w materiały biurowe.
• Wykonuje inne zadania związane z przygotowaniem dokumentacji zakupowej związanej z obszarem powierzonych zadań oraz uczestniczy jako członek Komisji w czynnościach związanych z procedowaniem postępowań o udzielanie zamówień publicznych w zakresie obejmującym zadania realizowane przez Wydział (w tym: sporządza opisy przedmiotu zamówienia, opracowuje projekty umów, opiniuje dokumentację związaną z postępowaniami).

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o rachunkowości, w zakresie prawidłowości rozliczania i wystawiania dowodów księgowych
• Znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych
• Znajomość ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami w zakresie zagospodarowania zabytków, prowadzenia badań, prac i robót oraz podejmowania innych działań przy zabytkach w zakresie dotyczącym zabytków będących parkami
• Znajomość ustawy o ochronie zwierząt w zakresie dotyczącym zwierząt domowych
• Znajomość rozporządzenia w sprawie wykazu ras psów uznanych za agresywne
• Znajomość przepisów o utrzymaniu czystości i porządku na terenie m. st. Warszawy w zakresie dotyczącym obowiązków osób utrzymujących zwierzęta domowe
• Znajomość zasad i funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość instrukcji kancelaryjnej i archiwizacji
• Umiejętność obsługi MS Office Excel
• Doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, myślenie analityczne, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe