Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

praca biurowa,
obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorze ekranowym
wysiłek fizyczny,
praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

praca w pomieszczeniach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych, 
praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym
stres związanych z obsługą klientów zewnętrznych i wewnętrznych oraz odpowiedzialności za różnorodne zadania i działania pod presją czasu

Zakres zadań

• Przyjmuje oraz weryfikuje dokumentację dostarczoną i usystematyzowaną przez komórki organizacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prowadzi jej ewidencję, a w systemie EZD przejmuje dokumentację w postaci elektronicznej,
• Przygotowuje materiały archiwalne do przekazania i bierze udział w ich przekazaniu do właściwego Archiwum Państwowego w celu umożliwienia wieczystego przechowywania dokumentacji kat. A w Archiwum Państwowym, zgodnie z Ustawą o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach,
• Nadzoruje prawidłowość prowadzenia składów chronologicznych w celu zapewnienia późniejszego właściwego przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego, a także bieżącego jej wypożyczania,
• Prowadzi bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w celu zapewnienia zgodności z zapisami Instrukcji Kancelaryjnej,
• Wydziela do brakowania dokumentację niearchiwalną, dla której minął okres obowiązkowego przechowywania, występuje o zgodę na brakowanie, przygotowuje stosowne w tym zakresie spisy dokumentacji i protokołów w celu zapewnienia porządku i zwolnienia miejsca w magazynach archiwalnych,
• Kontroluje prawidłowości przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych,
• Sporządza roczne sprawozdania z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
• Nadzoruje akty prawne wewnętrznie regulujące pracę kancelaryjno – archiwalną.

Wymagania niezbędne

• Znajomość Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Znajomość Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Umiejętność biegłej obsługi programów (pakiet Office)
• Kompetencje: samodzielność, skrupulatność, dokładność, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiągania celów, współpraca, komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu zarządzania dokumentacją