Specjalista

Warunki pracy

• Praca administracyjno-biurowa.


• Obsługa komputera.


• Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich.


• Wewnątrz budynku winda. W lokalizacji komórki organizacyjnej brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.


• Nietypowe godziny pracy w tym dyżury - wykonywanie zadań w nietypowych godzinach uzależnionych od pracy sekretarza stanu/podsekretarza stanu.


• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych - stały telefoniczny i bezpoeśredni kontakt z klientami zewnętrznymi.

Zakres zadań

• Zapewnia właściwe warunki pracy kierownictwa resortu oraz biura, w tym: przyjmuje i realizuje połączenia telefoniczne (również w języku angielskim), klasyfikuje rozmowy przychodzące, udziela odpowiedzi lub wyjaśnień w zakresie zgłaszanych spraw lub kieruje je do właściwych komórek organizacyjnych w Ministerstwie, a także prowadzi kalendarz pracy.
• Bierze udział w opracowaniu materiałów analitycznych oraz projektów dokumentów, w tym notatek, tez, opinii, zestawień, sprawozdań i wyjaśnień na potrzeby kierownictwa resortu oraz biura, a także opracowuje dokumenty wynikające z bieżącego funkcjonowania sekretariatu, w tym przygotowuje pisma okolicznościowe oraz pisma o charakterze administracyjno-gospodarczym. Przekazuje zgodnie z potrzebami dane do Rejestru Korzyści prowadzonego przez Państwową Komisję Wyborczą.
• Rozlicza oraz nadzoruje wykorzystanie środków z funduszu reprezentacyjnego, w tym dokonuje zamówień publicznych na terenie RP, w stosunku do których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych w Ministerstwie Obrony Narodowej, a także opisuje pod względem merytorycznym dowody księgowe oraz dostarcza dokumenty finansowe do właściwej komórki finansowej Ministerstwa Obrony Narodowej.
• Prowadzi bank informacji dotyczący urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych), w tym numerów telefonów i nazwisk osób zajmujących w nich stanowiska kierownicze oraz osób zajmujących kierownicze stanowiska w resorcie obrony narodowej.
• Zapewnia obsługę korespondencji, w tym prawidłowy obieg korespondencji, monitoruje terminowość udzielania odpowiedzi, klasyfikuje i kwalifikuje wytworzoną dokumentację, zamyka pisma w systemie informatycznym oraz przekazuje wersję papierową dokumentów do kancelarii w celu ich archiwizowania.
• Koordynuje pracę personelu pomocniczego sekretariatu, w tym obsługę sprzątającą i kierowców oraz dba o czystość i porządek w sekretariacie i pomieszczeniach przynależnych.
• Przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się spotkania (konferencje, odprawy, narady). Przygotowuje wizyty, w tym pozyskuje pozwolenia jednorazowe na wstęp obcokrajowców na obszar chronionego obiektu wojskowego, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne podporządkowanym komórkom organizacyjnym.

Wymagania niezbędne

• Doświadczenie zawodowe - powyżej 1 roku w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub korespondencji lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
• Znajomość: ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, dążenia do rezultatu, poszukiwania rozwiązań, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe