Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
1.       Krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe.

2.       Częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz.

3.       Zagrożenie korupcją.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Zakres zadań

• Bierze udział w określeniu kierunków rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Współpracuje, proponując zmiany i modyfikacje, przy analizie obiegu dokumentów w resorcie i przy tworzeniu projektów decyzji w tym zakresie; analizuje inne systemy klasy EZD.
• Koordynuje działania związane z przyjmowaniem zgłoszeń od użytkowników systemu oraz współdziała z pracownikami innych komórek organizacyjnych w sprawach wymagających wspólnej opinii lub stanowiska.
• Koordynuje oraz kontroluje zadania wykonywane przez pracowników w zakresie systemu EZD leżące w kompetencji Biura. Współpracuje z komórką odpowiadającą za administrowanie techniczne systemem klasy EZD oraz udziela wsparcia komórkom organizacyjnym w zakresie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• Przygotowuje, współtworzy, opracowuje i opiniuje dokumenty oraz procedury z zakresu kompetencji stanowiska oraz bierze udział w pracach komisji przetargowych.
• Koordynuje przygotowywanie i aktualizowanie materiałów informacyjnych oraz programu szkoleń z systemu w zakresie kompetencji stanowiska.
• Opracowuje, we współpracy z innymi pracownikami Biura, propozycje działań w zakresie wprowadzania i doskonalenia narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie dokumentacją w MSZ i placówkach zagranicznych.
• Aktualizuje wykaz delegatów krajowych MSZ na posiedzenia organów przygotowawczych Rady UE, uprawnionych do korzystania z systemu Portal Delegatów oraz koordynuje działania związane z obsługą systemu „Polskie Repozytorium” we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi MSZ.

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Przeszkolenie w zakresie zarządzania informacją, kompetencji trenerskich, wystąpień publicznych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych.
• Znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej.
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych z zakresu zarządzania dokumentacją.
• Znajomość ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i aktów wykonawczych z zakresu zarządzania dokumentacją, o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
• Wiedza specjalistyczna w zakresie systemów informatycznych.
• Umiejętność: współpracy, argumentowania, analitycznego myślenia, wystąpień publicznych.
• Samodzielność i inicjatywa, zorientowanie na osiąganie celów.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość innego języka obcego (niż język angielski) na poziomie B2.
• Certyfikat PRINCE2 FUNDATION.
• Znajomość: ustawy o finansach publicznych; ustawy Prawo zamówień publicznych; rozwiązań informatycznych z zakresu zarządzania dokumentacją; PostgreSQL, PERL, zagadnień UX; metodologii – DMN, RuleSpeak; informatycznych systemów modelowania i zarządzania procesami biznesowymi; znajomość metodologii PRINCE2 FUNDATION.