Specjalista

Warunki pracy

Praca wiąże się z dostępem do informacji niejawnych „zastrzeżonych” oraz permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzaniem kontroli w innych urzędach.

W Al. Ujazdowskich 1/3 w Warszawie znajduje się siedziba Kancelarii.

Pracownik będzie wykonywał pracę w budynku mieszczącym się przy Al. Ujazdowskich 1/3. Do budynku prowadzą trzy wejścia:

wejście główne budynku - Aleje Ujazdowskie 1/3, które jest dostosowane dla osób ze szczególnymi potrzebami;
Biuro Przepustek - Al. Ujazdowskie 1/3, które nie jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową;
Biuro Podawcze - Al. Szucha 14, które nie jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową i osób niewidzących lub słabowidzących.
Do Kancelarii można dojechać samodzielnie lub środkami komunikacji publicznej. Najłatwiej dojechać autobusem. Przystanek Łazienki Królewskie 01 znajduje się najbliżej wejścia dostosowanego dla osób ze szczególnymi potrzebami. Jest to wejście główne budynku - Aleje Ujazdowskie 1/3. Przy wejściu jest podjazd dla wózków. Na ścianie, po lewej stronie od wejścia głównego, jest przycisk. Można nim wezwać osobę, która pomoże wejść do budynku. Drzwi wejściowe do budynku są przystosowane do przejazdu wózka inwalidzkiego. Nie są one sterowane automatycznie, ale w środku zawsze jest osoba, która pomoże je otworzyć. W budynku, przed schodami do holu głównego jest winda dla osób z niepełnosprawnością ruchową. W holu głównym, po prawej stronie, jest szatnia. Dzięki szerokim korytarzom osoby na wózkach mogą swobodnie poruszać się i wymijać. Windy są wyposażone w barierki i lustra. W windzie przy stołówce działa system dźwiękowy. Osoba, która porusza się na wózku, może dostać się do stołówki przy pomocy platformy przyschodowej. Toalety dla osób z niepełnosprawnością ruchową i poruszających się na wózku, znajdują się: na parterze budynku, w skrzydle A, po lewej i prawej stronie od wejścia głównego, na drugim piętrze skrzydła B. Sale konferencyjne są przystosowane dla osób poruszających się na wózku. Do budynku można wejść z psem asystującym, psem przewodnikiem lub osobą asystującą. Na dziedzińcu Kancelarii jest wyznaczone miejsce postojowe dla osób ze szczególnymi potrzebami. W Kancelarii obowiązuje Instrukcja Ewakuacji Osób z Niepełnosprawnościami. W naszym urzędzie są pętle indukcyjne, znajdują się w: Biurze Przepustek A, budynku przy Al. Ujazdowskich 1/3, Biurze Podawczym (budynek przy Al. Szucha 14). Kancelaria ma też jedną mobilną pętlę indukcyjną (tzw. ,,gabinetową''). Można ją wykorzystać podczas bezpośrednich spotkań z osobą słabosłyszącą.

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę sekretarską Dyrektora Departamentu oraz Zastępców Dyrektora Departamentu, w tym prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji, dba o stronę organizacyjno-techniczną spotkań, informuje o terminach realizowania spraw.
• Zapewnia właściwy obieg korespondencji wchodzącej i wychodzącej przy użyciu narzędzi informatycznych (w szczególności systemu e-DOK) zgodnie z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej i Rzeczowego Wykazu Akt (z wyłączeniem korespondencji Rady do Spraw Uchodźców).
• Przygotowuje bieżącą korespondencję do podpisu i dekretacji Dyrektora Departamentu oraz Zastępców Dyrektora (kontroluje kompletność dokumentacji przedkładanej do decyzji Dyrektora), przekazuje korespondencję pracownikom stosownie do dekretacji, redaguje krótkie pisma, pozyskuje i gromadzi niezbędne informacje, powiela materiały, przekazuje komunikaty i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu, monitoruje pocztę elektroniczną wpływającą do sekretariatu.
• Prowadzi rejestr zamówień, umów i dowodów księgowych w zakresie właściwości Departamentu (z wyłączeniem dokumentacji Rady do Spraw Uchodźców).
• Przekazuje akta do Archiwum Rady Ministrów zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną (z wyłączeniem dokumentacji Rady do Spraw Uchodźców).
• Obsługuje korespondencję niejawną oznaczoną klauzulą „zastrzeżone”, w zakresie właściwości Departamentu (z wyłączeniem dokumentacji Rady do Spraw Uchodźców).
• Zapewnia obsługę merytoryczną oraz organizacyjną i kancelaryjno-biurową Zespołu do spraw realizacji rent odszkodowawczych przyznanych osobom poszkodowanym przez żołnierzy wojsk Federacji Rosyjskiej.
• Zaopatruje pracowników w materiały biurowe i eksploatacyjne.

Wymagania niezbędne

• powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz w zakresie koordynacji prac zespołu/ów
• przeszkolenie z zakresu komunikacji lub zarządzania czasem
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Umiejętności z zakresu obsługi Pakietu Office: Word, Excel, Outlook.
• Posiadanie kompetencji miękkich: komunikacja, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, współpraca, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów.
• Znajomość: zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej, umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich o statusie prawnym wojsk radzieckich czasowo stacjonowanych w Polsce, podpisanej w Warszawie dnia 17 grudnia 1956 r., ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wykształcenie wyższe magisterskie
• przeszkolenie z radzenia sobie ze stresem lub obsługi klienta lub tworzenia komunikatów
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub wyrażenie zgody na poddanie się procedurze sprawdzającej