Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

Praca przy komputerze. Obsługa klientów zewnętrznych. Stres związany z obsługą spotkań. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,

- miejsce pracy: I p.,

- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową sekretariatu członka kierownictwa Ministerstwa w tym organizuje dzień pracy członka kierownictwa, łączy rozmowy telefoniczne, również w języku angielskim i udziela podstawowych informacji, koordynuje obieg korespondencji
• Prowadzi kalendarz spotkań, posiedzeń oraz wyjazdów i podróży służbowych członka kierownictwa Ministerstwa
• Zapewnia obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań
• Współpracuje z przedstawicielami urzędów administracji rządowej i samorządowej oraz spółek Skarbu Państwa i innymi podmiotami/organizacjami, a także komórkami organizacyjnymi Ministerstwa
• Uczestniczy w organizowaniu krajowych i zagranicznych podróży służbowych członka kierownictwa Ministerstwa, w tym w szczególności w zakresie prowadzenia formalności wizowych, rezerwacji biletów i noclegów oraz rozlicza delegacje
• Kompletuje oraz przechowuje dokumentację i materiały niezbędne w bieżącej pracy członka kierownictwa Ministerstwa
• Monitoruje terminowość pism i dokumentów podpisywanych przez członka kierownictwa Ministerstwa
• Współpracuje z Gabinetem Politycznym Ministra, rzecznikiem prasowym Ministerstwa oraz Departamentem Komunikacji w zakresie obsługi medialnej członka kierownictwa Ministerstwa
• Sporządza i redaguje pisma i notatki służbowe

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Aktywów Państwowych oraz przepisów określających podział pracy kierownictwa Ministerstwa
• Znajomość przepisów w zakresie dostępu do informacji publicznej
• Umiejętności interpersonalne: komunikatywność, umiejętność organizacji pracy, wysoka kultura osobista, umiejętność szybkiego reagowania i podejmowania decyzji, umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych i pod presją czasu, rzetelność i systematyczność, umiejętność pracy w zespole, umiejętność precyzyjnego przekazywania informacji, dyskrecja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe