Specjalista

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,


• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,


• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,


• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,


• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,


• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,


• praca w pokoju wieloosobowym,


• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,


• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Czynniki szczególnie utrudniajace wykonywanie zadań:

• permanantna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Zakres zadań

• Obsługuje członka Kierownictwa Ministerstwa w zakresie współpracy z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz podmiotami zewnętrznymi poprzez przekazywanie poleceń i ustaleń przełożonego oraz monitorowanie ich
• Kontaktuje się i udziela informacji interesantom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie zadań nadzorowanych i realizowanych przez członka Kierownictwa Ministerstwa
• Prowadzi obsługę sekretarsko-biurową członka Kierownictwa
• Prowadzi terminarz spotkań oraz ewidencję zaproszeń
• Ewidencjonuje korespondencję wpływającą i wychodzącą, w tym e-mailową przestrzegając procedur wewnętrznych, bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych
• Koordynuje i zapewnia obsługę wyjazdów służbowych przełożonego
• Obsługuje rozmowy telefoniczne przełożonego
• Prowadzi obsługę organizacyjną spotkań służbowych przełożonego

Wymagania niezbędne

• Znajomość struktury administracji publicznej
• Podstawowa znajomość przepisów kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Posiadanie wiedzy z zakresu zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Kompetencje: dobra organizacja pracy własnej, skuteczna komunikacja, rzetelność i terminowość, umiejętność współpracy, wysoka kultura osobista.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie A1/A2
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa
• Znajomość podziału czynności pomiędzy ministrów
• Wiedza na temat instytucji podległych i współprowadzonych Ministerstwa
• Kompetencje: umiejętność organizacji spotkań i obsługi gości (znajomość protokołu dyplomatycznego), odporność na stres i radzenie sobie w sytuacjach trudnych.