Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

- obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,

- praca na tym stanowisku odbywa się pod nieustanną presją czasu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

- praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera, urządzeń biurowych,

- budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, a także nie są  przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo,

- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Zakres zadań

• prowadzi w systemie EZD rejestrację korespondencji wpływającej do Oddziału w formie elektronicznej (ePUAP, system EZD, mail); przedkłada dyrekcji do dekretacji lub do podpisu korespondencję oddziału,
• prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami,
• obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału, wspiera Dyrektora Oddziału w terminowej realizacji zadań zleconych podległym komórkom organizacyjnym,
• przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi,
• redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, prowadzi książkę kontroli zewnętrznych,
• prowadzi sprawy związane z przygotowaniem materiałów dotyczących zamówień publicznych związanych z obsługą sekretariatu i spotkań dyrekcji Oddziału,
• udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do merytorycznych wydziałów,
• archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• umiejętność obsługi komputera - pakiet MS Office,
• swoboda formułowania wypowiedzi w mowie i piśmie,
• kompetencje: wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs obsługi sekretariatu
• przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji,
• poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone
• znajomość przepisów kancelaryjnych,