Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
1. Nietypowe godziny pracy.
2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.
3. Obsługa klientów zewnętrznych w trudnych i pilnych sytuacjach losowych, w kryzysach, po doświadczeniu traumy, przeżywających trudne emocje.
4. Duże ryzyko wypalenia zawodowego z powodu spotykania się ze skargami, agresją i niezadowoleniem interesantów z działań polskich służb konsularnych.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.
Zakres zadań
- Obsługa infolinii dla interesantów z wybranych państw w zakresie m.in.: udzielania podstawowych informacji w sprawach konsularnych, organizacji i działania polskich urzędów konsularnych, kierowania do właściwego urzędu konsularnego.
- Obsługa krajowej infolinii Informacja dla Obywatela w zakresie m.in.: udzielania podstawowych informacji w sprawach konsularnych, warunkach i zasadach podróżowania za granicę, uwierzytelnianiu polskich dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą (apostille lub legalizacja).
- Kierowanie zawiadomień do właściwych urzędów konsularnych na temat pilnych spraw zgłaszanych przez interesantów oraz współpraca z urzędami konsularnymi w celu realizacji tych spraw.
- Obsługa skrzynki instytucjonalnej przeznaczonej do udzielania informacji konsularnych, obsługa usługi live chat.
- Proponowanie rozwiązań w zakresie usprawnień funkcjonowania urzędów konsularnych zwłaszcza w zakresie procedur konsularnych i obsługi klientów.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego Powyżej 1 roku w obszarze obsługi klienta.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
- Znajomość aktów prawnych: ustawa o służbie zagranicznej, Konwencja Wiedeńska o stosunkach dyplomatycznych, Konwencja Wiedeńska o stosunkach konsularnych, ustawa Prawo konsularne, ustawa o obywatelstwie polskim, ustawa o dokumentach paszportowych, ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawa o cudzoziemcach, ustawa o ochronie danych osobowych.
- Znajomość: struktury i zasad funkcjonowania służby zagranicznej; podziału kompetencji organów administracji państwowej i samorządowej; praktyczna obsługi komputera i urządzeń biurowych; praktyczna obsługi MS Office.
- Umiejętność: współpracy, argumentowania, radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych.
- Zorientowanie na osiąganie celów, odporność na stres, orientacja na klienta.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Przeszkolenie z obsługi klienta.
- Przeszkolenie z obsługi specjalistycznych programów komputerowych do obsługi interesantów (aplikacje contact centre).
- Znajomość języka francuskiego lub niemieckiego lub włoskiego lub norweskiego lub hiszpańskiego lub greckiego na poziomie B2.