Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych
Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner
- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz
- krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe
Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)
Zakres zadań
- Uczestniczy w organizacji wydarzeń o charakterze międzynarodowym z zakresu właściwości Departamentu (konferencji, seminariów, wizyt itp.), wpisujących się w założenia planu współpracy zagranicznej Ministerstwa Infrastruktury (MI), ze szczególnym uwzględnieniem organizacji spotkań i konferencji z udziałem członków Kierownictwa MI. Organizacja wydarzeń obejmuje przede wszystkim ich obsługę logistyczną, w tym sporządzanie umów z wykonawcami zewnętrznymi wspierającymi organizację wydarzenia oraz monitorowanie ich prawidłowej realizacji oraz obsługę w zakresie protokołu dyplomatycznego.
- Monitoruje realizację obowiązków sprawozdawczych pracowników Ministerstwa odbywających zagraniczną podróż służbową, w tym gromadzi sprawozdania z zagranicznych podróży służbowych pracowników oraz członków kierownictwa Ministerstwa; krajowych spotkań z udziałem członków kierownictwa Ministerstwa z delegacjami zagranicznymi oraz zamieszcza zgromadzone instrukcje i sprawozdania w repozytorium oraz monitoruje terminowe ich przekazywanie przez komórki organizacyjne Ministerstwa.
- Pełni stałe zastępstwo w Sekretariacie Departamentu podczas nieobecności pracownika Sekretariatu, w szczególności obsługuje system elektronicznego zarządzania dokumentacją, przekazuje sprawy do dekretacji dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu; przedkłada dokumenty do podpisu; rozprowadza zadekretowaną korespondencję do poszczególnych komórek organizacyjnych; obsługuje skrzynkę pocztową Sekretariatu; prowadzi kalendarz, tj. ustala terminy i miejsca planowanych spotkań i wyjazdów dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu; udziela informacji interesantom zgłaszającym się telefonicznie do Sekretariatu; organizuje i rozlicza służbowe wyjazdy krajowe i zagraniczne dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu, w tym współpracuje z wykonawcami obsługującymi Ministerstwo w zakresie podróży służbowych.
- Monitoruje i nadzoruje realizację procedur instrukcji kancelaryjnej i zasad archiwizacji, w tym uczestniczy w przygotowaniu części spisu jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa w ramach kompetencji Departamentu oraz pełni w Departamencie funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
- Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów.
- Skuteczna komunikacja.
- Wiedza specjalistyczna i umiejętność jej wykorzystania z zakresu:
- umiejętności organizacji spotkań o charakterze międzynarodowym,
- znajomości zasad protokołu dyplomatycznego.
- ogólnej wiedzy z zakresu działalności MI.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe